przechowywanie dokumentów

Jak długo przechowywać dokumentację sporządzoną przed wejściem w życie ustawy o prawach pacjenta

Żeby w pełni realizować prawa pacjenta do dostępu do dokumentacji medycznej, uregulowano okres, w jakim podmioty medyczne muszą ją przechowywać. Obecnie określa to ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, która weszła w życie blisko 10 lat temu. Czy przepisy ustawy dotyczą też dokumentacji, którą sporządzono przed jej wejściem w życie?

Podmiot leczniczy przy okazji porządkowania dokumentacji medycznej natknął się na dokumentację pacjentów, których leczenie zakończono w styczniu 2007 roku. Od tego czasu ci pacjenci nie stawili się na żadnej wizycie lekarskiej, nie przeprowadzono u nich żadnych badań diagnostycznych. Przez jaki okres podmiot ma obowiązek przechowywać tę dokumentację?

644472028a084c993c5a9a4372e5082fe93edb4c-xlarge

Przechowujesz elektroniczną dokumentację medyczną - jakie warunki musisz spełnić

Dokumentacja medyczna powinna być przechowywana w sposób zapewniający jej poufność, zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych oraz zniszczeniem lub zagubieniem. Jak spełnić te warunki w przypadku e-dokumentacji?

Z wytwarzaniem dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej wiąże się problem jej przechowywania. Przechowywanie dokumentacji elektronicznej stanowi jej zabezpieczenie. W tym przypadku zastosowanie mają przepisy ogólne rozporządzenia ministra zdrowia w sprawie w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (dalej r.d.m.). Zgodnie z § 73 r.d.m. dokumentacja medyczna powinna być przechowywana w sposób zapewniający jej poufność, zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych oraz zniszczeniem lub zagubieniem. Przepisy r.d.m. ponadto wskazują, że utrwalenie dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej polega na zastosowaniu odpowiednich do ilości danych i zastosowanej technologii rozwiązań technicznych zapewniających przechowywanie, używalność i wiarygodność dokumentacji znajdującej się w systemie informatycznym co najmniej do upływu okresu przechowywania dokumentacji. Jak się wywiązać z tego obowiązku?

7 września 2017 r.
Bezpieczeństwo danych cyfrowych

ad9124ab9d9c48d8cfc6f88a973e0eebd0964edf-xlarge

Przechowujesz papierową dokumentację medyczną w zewnętrznym archiwum - na co zwrócić uwagę

Od pewnego czasu podmioty lecznicze coraz bardziej interesują się przekazaniem papierowej dokumentacji zewnętrznej firmie zajmującej się archiwizacją danych. Nie dziwi więc, że wciąż przybywa takich ofert i coraz więcej podmiotów decyduje się na zawarcie takiej współpracy. Co zatem wolno placówkom w zakresie outsourcingu?

Podmioty lecznicze, chcąc prawidłowo wywiązać się z obowiązku ewidencjonowania procesu leczenia pacjentów, ale też zabezpieczyć należycie swój interes przed ewentualnymi roszczeniami, są zmuszone wytwarzać coraz więcej dokumentacji. Przepisy ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta przewidują ponadto konieczność archiwizowania takiej dokumentacji przez okres 20 lat, a czasami nawet do 30 lat. Niezaprzeczalnie zatem utworzenie takiego archiwum dokumentacji medycznej bywa problematyczne dla większości podmiotów. Jak zatem zlecać przetwarzanie dokumentacji zewnętrznym podmiotom, aby mieć do niej stały dostęp i pewność, że jest właściwie zabezpieczona?

b915c2e6e398a2dba6ec0e1fedadcbec71313410-xlarge

Kto przechowa dokumentację po likwidacji placówki – poznaj najnowsze zmiany

Gdy placówka medyczna przestaje istnieć, dokumentację medyczną przechowują określone podmioty, np. firma, z którą zawarłeś umowę o powierzenie przechowywania danych. Ostatnio regulacje w tym zakresie podniesiono do rangi ustawowej. Czy to zwiększy ochronę danych pacjentów po zniknięciu przychodni czy gabinetu?

Dość łatwo wyobrazić sobie sytuację, że placówka medyczna lub gabinet lekarski ulegną likwidacji i przestaną istnieć, np. z powodu śmierci lekarza. Nowelizacja ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta wprowadza zmiany w zakresie przechowywania dokumentacji w takim przypadku. Dotyczą one także okresu przechowywania skierowań, gdy pacjent nie zgłosi się na badanie oraz sposobu postępowania z dokumentacją po upływie ustawowego okresu jej przechowywania.

19 maja 2017 r.
Dokumentacja medyczna/EDM

25a3f47597e9245493e4da3f706494b2bfc202d5-xlarge

Likwidujesz placówkę – jak zapewnić pacjentowi dostęp do dokumentacji medycznej

Likwidując placówkę medyczną pamiętaj o właściwym postępowaniu z dokumentacją medyczną i zapewnij pacjentom ciągłość dostępu do niej. Sprawdź, o czym musisz pamiętać, aby nie narazić się na odpowiedzialność prawną z tego tytułu.

Po upływie okresów przechowywania dokumentacji medycznej placówka ma obowiązek zniszczyć dokumentację medyczną w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta, którego dotyczyła. W praktyce nigdy jednak nie dojdzie do sytuacji, że w momencie likwidacji podmiotu leczniczego, jest on uprawniony do zniszczenia całości dokumentacji. Co zatem zrobić z pozostałą dokumentacją, żeby nie ponieść surowych konsekwencji.

e853d3bd0036bb616ef727bfeb459705cf358e15-xlarge

4 zasady przechowywania dokumentacji, które pozwolą Ci uniknąć sankcji karnych

Placówki medyczne przechowują wewnętrzną i zewnętrzną dokumentację medyczną. Dodatkowo muszą zapewnić możliwość jej udostępnienia bez zbędnej zwłoki. Jak zorganizować ten proces, aby uniknąć kar?

Podmiot, który ma obowiązek przechowania dokumentacji medycznej, tj.określonaplacówka medyczna (a w praktyce kierownik jednostki), jako administrator danych osobowych pacjentów, musi stworzyć odpowiednie warunki techniczne oraz organizacyjne, które zapewnią ochronę przetwarzanych danych osobowych, odpowiednią do zagrożenia i kategorii danych objętych ochroną.