Wykaz chorych oddziału jest elementem dokumentacji zbiorczej wewnętrznej prowadzonej w szpitalu. Prawidłowo prowadzony wykaz pełni przede wszystkim funkcję porządkową: pozwala jednoznacznie identyfikować pacjentów hospitalizowanych w danym oddziale, ustalać chronologię zdarzeń (przyjęcie, wypis, przeniesienie, zgon) oraz odnotowywać rozpoznania i osoby udzielające świadczeń w wymaganym zakresie.