Jeśli rejestrujesz pacjentów oczekujących na świadczenia finansowane przez NFZ, harmonogramy przyjęć musisz prowadzić zgodnie z przepisami. Aplikacja AP KOLCE pozwala robić to w sposób zgodny z wymaganiami i bezpieczny na wypadek kontroli.

Pacjenta trzeba przypisać do jednej z sześciu kategorii. Jak zrobić to poprawnie w AP KOLCE? W AP KOLCE każdemu pacjentowi trzeba przypisać konkretny status – zgodny z przepisami i komunikatami NFZ. Jeśli się pomylisz, harmonogram będzie błędny, a to może skutkować zarzutem nieprawidłowego prowadzenia listy oczekujących.

Kiedy wybierasz kategorię w AP KOLCE, zwróć uwagę na faktyczny przebieg kontaktu z pacjentem:

1. Przyjęty na bieżąco
To pacjent, któremu udzielono świadczenia tego samego dnia, w którym się zgłosił – nie czekał ani jednego dnia. W AP KOLCE nie trafia na listę oczekujących, ale i tak trzeba go odnotować w harmonogramie.

2. Oczekujący
Pacjent miał wyznaczony termin późniejszy niż dzień zgłoszenia – nawet jeśli była to tylko doba różnicy. Oznaczasz go jako oczekującego, bo formalnie znalazł się na liście.

3. Oczekujący – onkologia
Dotyczy pacjentów z kartą DILO. Jeśli mają dostęp do świadczeń onkologicznych, przypisujesz ich do osobnej kategorii – również wtedy, gdy czekali tylko jeden dzień.

4. Mający prawo poza kolejnością
Zaznaczasz, jeśli pacjent ma uprawnienia ustawowe do przyjęcia poza kolejnością (np. osoba z niepełnosprawnością, kombatantka, honorowa dawczyni krwi). W AP KOLCE podajesz też podstawę prawną – zazwyczaj art. 47c ustawy o świadczeniach.

5. Przyjęty w stanie nagłym
Tę kategorię wybierasz, jeśli pacjent zgłosił się z nagłym pogorszeniem stanu zdrowia i udzielono mu natychmiastowej pomocy – niezależnie od wcześniejszych terminów.

6. Kontynuujący leczenie
Dotyczy pacjentów, którzy już są w trakcie terapii i przychodzą na kolejne wizyty zgodnie z zaplanowanym cyklem. W AP KOLCE zaznaczasz kontynuację, nawet jeśli przerwa między wizytami była długa.

Co to oznacza w praktyce?

Każdego pacjenta, który trafił do Twojej placówki, musisz ująć w harmonogramie – nawet jeśli nie czekał ani jednego dnia. AP KOLCE wymaga precyzyjnego przypisania do jednej z sześciu kategorii. W przypadku błędu system może zakwalifikować wpis jako niezgodny z przepisami, a to może zostać wychwycone przez NFZ.

Upewnij się, że zespół rejestracji rozumie różnicę między „przyjętym na bieżąco” a „oczekującym”, bo nawet jeden dzień różnicy zmienia kategorię w harmonogramie.

Harmonogramy w AP-KOLCE należy prowadzić w czasie rzeczywistym. W przypadku harmonogramów przyjęć prowadzonych przez placówki medyczne w aplikacji AP-KOLCE nie ma obowiązku przekazywania danych statystycznych komunikatem XML.

W systemie informatycznym należy natomiast codziennie w programie aktualizować pierwszy wolny termin, który jest wyświetlany w INFORMATORZE O TERMINACH LECZENIA.

Personel placówki medycznej umieszcza w harmonogramie przyjęć pacjenta, wyznaczając termin udzielenia świadczenia w następujący sposób:

1) dla pacjentów pierwszorazowych:

a) w przypadku przyjęcia w dniu zgłoszenia – termin udzielenia świadczenia w dniu zgłoszenia,

b) mającemu prawo do korzystania poza kolejnością ze świadczeń –  gdy udzielenie świadczenia nie jest możliwe w dniu zgłoszenia, personel placówki medycznej wyznacza inny termin poza kolejnością przyjęć wynikającą z prowadzonej przez niego listy oczekujących. Świadczenia z zakresu ambulatoryjnej opieki specjalistycznej nie można udzielić w terminie późniejszym niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia zgłoszenia,

c) innemu niż wymieniony – termin udzielenia świadczenia wynikający z prowadzonej listy oczekujących na udzielenie świadczenia, na podstawie zgłoszeń pacjenta, informując go o zakwalifikowaniu do kategorii medycznej, ustalonej zgodnie z kryteriami medycznymi, i terminie udzielenia świadczenia oraz na żądanie pacjenta;

2) dla pacjentów kontynuujących leczenie – termin udzielenia świadczenia wynikający z planu leczenia.

W przypadku pacjenta, któremu udzielono świadczenia w stanie nagłym, wpis w harmonogramie przyjęć można wprowadzić także niezwłocznie po udzieleniu tego świadczenia.

W harmonogramie przyjęć wpisuje się:

1) dane obejmujące:

• datę i godzinę wpisu,
• identyfikator skierowania, tj. numer identyfikujący skierowanie,
• imię i nazwisko pacjenta,
• PESEL, a w przypadku jego braku – serię i numer paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość pacjenta,
• rozpoznanie lub powód przyjęcia,
• adres pacjenta,
• numer telefonu lub oznaczenie innego sposobu komunikacji z pacjentem bądź jego opiekunem,
• imię i nazwisko oraz podpis osoby wprowadzającej wpis;

2) dane dotyczące terminu udzielenia świadczenia:

• termin wyznaczony w dniu wpisu w harmonogramie przyjęć,
• informację o rezerwacji terminu – gdy pacjent wybrał termin późniejszy niż wskazany przez placówkę oraz kiedy pacjent nie wyraża zgody na zmianę terminu udzielenia świadczenia na wcześniejszy,
• zmianę terminu wraz z podaniem przyczyny tej zmiany, a gdy przyczyną zmiany terminu jest zmiana kategorii pacjenta, także uzasadnienie tej zmiany;

3) kategorię pacjenta:

• przyjęty na bieżąco – gdy pacjentowi udzielono świadczenia w dniu zgłoszenia,
• oczekujący – w przypadku pacjenta wpisywanego na listę oczekujących,
• oczekujący objęty diagnostyką onkologiczną lub leczeniem onkologicznym na podstawie karty diagnostyki i leczenia onkologicznego – w przypadku pacjenta wpisywanego na odrębną listę oczekujących,
• mający prawo do korzystania poza kolejnością ze świadczeń – ze wskazaniem podstawy tego prawa,
• kontynuujący leczenie,
• przyjęty w stanie nagłym;

4) datę i przyczynę skreślenia z harmonogramu przyjęć.

Placówka może nie wpisywać w harmonogramie przyjęć terminu udzielenia świadczenia w przypadku świadczeń:

1) pielęgnacyjnych i opiekuńczych w ramach opieki długoterminowej oraz świadczeń pielęgnacyjno-opiekuńczych albo opiekuńczo-leczniczych z zakresu opieki psychiatrycznej i leczenia uzależnień;

2) opieki paliatywnej i hospicyjnej, innych niż:

• udzielane w warunkach ambulatoryjnych,
• świadczenia perinatalnej opieki paliatywnej.

Jeśli pacjent zapisuje się na świadczenie, które wymaga skierowania, masz obowiązek sprawdzić, w jaki sposób to skierowanie zostało dostarczone i czy spełnia wymogi formalne.

Jeżeli pacjent przynosi skierowanie w wersji papierowej, musi przekazać jego oryginał do placówki w terminie do 14 dni roboczych od daty wpisu na listę oczekujących. Jeśli tego nie zrobi – placówka ma prawo skreślić go z listy. Termin ten liczysz od dnia wpisu na listę, nie od daty wystawienia skierowania.

Z kolei jeśli pacjent korzysta ze skierowania w formie elektronicznej, nie musi przynosić niczego fizycznie. Przed wpisaniem go na listę oczekujących musi jednak udostępnić jeden z dwóch zestawów danych:

• klucz dostępu do e-skierowania (czyli długi ciąg znaków),
• lub kod dostępu wraz z numerem PESEL, a jeśli pacjent nie ma PESEL-u – z numerem paszportu lub innego dokumentu tożsamości.

W przypadku e-skierowania, zanim dokonasz wpisu na listę oczekujących, system powinien zweryfikować dane i potwierdzić, że świadczenie może być zrealizowane. Dopiero wtedy przypisujesz skierowaniu odpowiedni status techniczny w systemie (np. „przyjęte do realizacji”) i kontynuujesz proces rejestracji.

Pamiętaj, że nie możesz wpisać pacjenta na listę oczekujących tylko „na słowo” – zawsze musisz mieć potwierdzony dostęp do ważnego skierowania.

Jeśli w momencie zapisu pacjenta wystąpi awaria systemu teleinformatycznego (np. brak Internetu lub przerwa w działaniu systemu e-skierowań), możesz tymczasowo wpisać pacjenta na listę oczekujących na podstawie informacji o wystawionym skierowaniu. W takiej sytuacji pacjent powinien podać dane umożliwiające późniejszą weryfikację skierowania – np. numer PESEL i kod lub klucz dostępu do e-skierowania, albo przedłożyć dokument w wersji papierowej.

Wpisu dokonujesz w kolejnej pozycji listy, zgodnie z kolejnością zgłoszeń, tak jak przy standardowym zapisie. Ważne, by odnotować, że został on dokonany warunkowo – z powodu braku dostępu do systemu.

Gdy tylko dostęp do systemu zostanie przywrócony, musisz niezwłocznie zarejestrować skierowanie w systemie informatycznym. Nie odkładaj tego na później – rejestracja w systemie powinna nastąpić jak najszybciej, żeby zachować ciągłość dokumentacji i uniknąć zarzutu nieprawidłowego prowadzenia listy oczekujących.

Jeśli pacjent zgłasza, że jego stan zdrowia się pogorszył i potrzebuje szybszej pomocy, personel rejestracji ma obowiązek przyjąć taką informację i przekazać ją do osoby odpowiedzialnej za weryfikację kryteriów medycznych.

Jeżeli z oceny wynika, że świadczenie powinno zostać udzielone wcześniej niż pierwotnie planowano, placówka koryguje termin w harmonogramie i niezwłocznie informuje pacjenta o nowej dacie. Takie działanie powinno być odnotowane w dokumentacji – jako zmiana uzasadniona medycznie.

Z kolei jeśli to placówka – z przyczyn od niej niezależnych – nie może dotrzymać wcześniej ustalonego terminu (np. awaria sprzętu, nieobecność lekarza, zdarzenie losowe), należy natychmiast poinformować o tym pacjenta. Informacja powinna być przekazana w każdy dostępny sposób – telefonicznie, SMS-em, e-mailem lub listownie, w zależności od danych kontaktowych podanych przez pacjenta.

Pamiętaj, że obowiązek poinformowania pacjenta o zmianie terminu dotyczy każdej sytuacji, w której termin wynikający z listy oczekujących nie może zostać dotrzymany – niezależnie od powodu.