Harmonogramy przyjęć to część dokumentacji medycznej. Jednym ze sposobów na ich prowadzenie jest korzystanie z aplikacji AP-KOLCE udostępnionej przez NFZ.

W harmonogramie umieszczamy pacjentów zgodnie z odpowiednią kategorią:

• przyjęty na bieżąco – w przypadku pacjenta, któremu udzielono świadczenia w dniu zgłoszenia, nie oczekiwał ani jednego dnia;
• oczekujący – w przypadku pacjenta, który oczekuje na udzielenie świadczenia nawet jeden dzień,
• oczekujący – onkologia – w przypadku pacjentów mających kartę DILO;
• mający prawo – poza kolejnością – ze wskazaniem podstawy tego prawa art. 47c ustawy o świadczeniach;
• przyjęty w stanie nagłym;
• kontynuujący leczenie – pacjenci, którzy wymagają okresowo realizowania kolejnych świadczeń.

Oznacza to, że każdego pacjenta trzeba wpisać do harmonogramu i przypisać do jednej z wymienionych kategorii.

Harmonogramy w AP-KOLCE należy prowadzić w czasie rzeczywistym. W przypadku harmonogramów przyjęć prowadzonych przez placówki medyczne w aplikacji AP-KOLCE nie ma obowiązku przekazywania danych statystycznych komunikatem XML.

Należy natomiast codziennie w programie aktualizować pierwszy wolny termin, który jest wyświetlany w INFORMATORZE O TERMINACH LECZENIA.

Personel placówki medycznej umieszcza w harmonogramie przyjęć pacjenta, wyznaczając termin udzielenia świadczenia w następujący sposób:

1) dla pacjentów pierwszorazowych:

a) w przypadku przyjęcia w dniu zgłoszenia – termin udzielenia świadczenia w dniu zgłoszenia,

b) mającemu prawo do korzystania poza kolejnością ze świadczeń –  gdy udzielenie świadczenia nie jest możliwe w dniu zgłoszenia, personel placówki medycznej wyznacza inny termin poza kolejnością przyjęć wynikającą z prowadzonej przez niego listy oczekujących. Świadczenia z zakresu ambulatoryjnej opieki specjalistycznej nie można udzielić w terminie późniejszym niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia zgłoszenia,

c) innemu niż wymieniony – termin udzielenia świadczenia wynikający z prowadzonej listy oczekujących na udzielenie świadczenia, na podstawie zgłoszeń pacjenta, informując go o zakwalifikowaniu do kategorii medycznej, ustalonej zgodnie z kryteriami medycznymi, i terminie udzielenia świadczenia oraz na żądanie pacjenta;

2) dla pacjentów kontynuujących leczenie – termin udzielenia świadczenia wynikający z planu leczenia.

W przypadku pacjenta, któremu udzielono świadczenia w stanie nagłym, wpis w harmonogramie przyjęć można wprowadzić także niezwłocznie po udzieleniu tego świadczenia.

W harmonogramie przyjęć wpisuje się:

1) dane obejmujące:

• datę i godzinę wpisu,
• identyfikator skierowania, tj. numer identyfikujący skierowanie,
• imię i nazwisko pacjenta,
• PESEL, a w przypadku jego braku – serię i numer paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość pacjenta,
• rozpoznanie lub powód przyjęcia,
• adres pacjenta,
• numer telefonu lub oznaczenie innego sposobu komunikacji z pacjentem bądź jego opiekunem,
• imię i nazwisko oraz podpis osoby wprowadzającej wpis;

2) dane dotyczące terminu udzielenia świadczenia:

• termin wyznaczony w dniu wpisu w harmonogramie przyjęć,
• informację o rezerwacji terminu – gdy pacjent wybrał termin późniejszy niż wskazany przez placówkę oraz kiedy pacjent nie wyraża zgody na zmianę terminu udzielenia świadczenia na wcześniejszy,
• zmianę terminu wraz z podaniem przyczyny tej zmiany, a gdy przyczyną zmiany terminu jest zmiana kategorii pacjenta, także uzasadnienie tej zmiany;

3) kategorię pacjenta:

• przyjęty na bieżąco – gdy pacjentowi udzielono świadczenia w dniu zgłoszenia,
• oczekujący – w przypadku pacjenta wpisywanego na listę oczekujących,
• oczekujący objęty diagnostyką onkologiczną lub leczeniem onkologicznym na podstawie karty diagnostyki i leczenia onkologicznego – w przypadku pacjenta wpisywanego na odrębną listę oczekujących,
• mający prawo do korzystania poza kolejnością ze świadczeń – ze wskazaniem podstawy tego prawa,
• kontynuujący leczenie,
• przyjęty w stanie nagłym;

4) datę i przyczynę skreślenia z harmonogramu przyjęć.

Placówka może nie wpisywać w harmonogramie przyjęć terminu udzielenia świadczenia w przypadku świadczeń:

1) pielęgnacyjnych i opiekuńczych w ramach opieki długoterminowej oraz świadczeń pielęgnacyjno-opiekuńczych albo opiekuńczo-leczniczych z zakresu opieki psychiatrycznej i leczenia uzależnień;

2) opieki paliatywnej i hospicyjnej, innych niż:

• udzielane w warunkach ambulatoryjnych,
• świadczenia perinatalnej opieki paliatywnej.

W przypadku świadczeń udzielanych na podstawie skierowania pacjent ma obowiązek dostarczyć do placówki medycznej oryginał skierowania papierowego, nie później niż w terminie 14 dni roboczych od dnia wpisu na listę oczekujących, pod rygorem skreślenia z listy oczekujących, albo udostępnić, przed wpisem na listę oczekujących na udzielenie świadczenia, klucz dostępu do skierowania albo kod dostępu oraz PESEL, a w przypadku jego braku – serię i numer paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość.

W przypadku udostępnienia klucza dostępu albo kodu dostępu na listę oczekujących wpisuje się przez określenie odpowiedniego statusu skierowania i weryfikację dopuszczenia udzielenia świadczeń na podstawie elektronicznego skierowania.

W przypadku braku dostępu do systemu teleinformatycznego personel placówki medycznej wpisuje pacjenta w kolejnej pozycji prowadzonej przez siebie listy oczekujących na udzielenie świadczenia na podstawie informacji o wystawionym skierowaniu.

Niezwłocznie po uzyskaniu dostępu do systemu teleinformatycznego personel placówki medycznej rejestruje skierowanie.

W razie zmiany stanu zdrowia pacjenta, wskazującej na potrzebę wcześniejszego niż w ustalonym terminie udzielenia świadczenia, pacjent informuje o tym placówkę, która, jeżeli wynika to z kryteriów medycznych, koryguje odpowiednio termin udzielenia świadczenia i informuje niezwłocznie o nowym terminie.

W przypadku wystąpienia okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili ustalania terminu udzielenia świadczenia, a które uniemożliwiają zachowanie terminu wynikającego z listy oczekujących, placówka informuje pacjenta w każdy dostępny sposób o zmianie.