Prawem pacjenta jest domaganie się od placówki medycznej odpisów lub kopii dokumentacji medycznej, które zawsze muszą stanowić wierne odwzorowanie oryginałów udostępnianej dokumentacji, czy to przez przepisanie tekstu (odpis) czy przez odwzorowanie w formie fotokopii albo w postaci cyfrowej - skanu (kopia dokumentacji). Pacjent może także samodzielnie wykonać odwzorowania lub odpisy z dokumentacji, którą mu wydano do wglądu. Nie zawsze jednak samo takie udostępnienie jest dla pacjentów wystarczające i dodatkowo domagają się oni poświadczenia kopii lub odpisu dokumentacji medycznej za zgodność z oryginałem. Czy pacjent może się takiego poświadczenia skutecznie domagać? I co w przypadku, gdy do poświadczenia przedstawia nam wydruki z dokumentacji, którą wcześniej samodzielnie sfotografował?

Wszelkie formy udostępniania dokumentacji medycznej w sposób wyczerpujący opisano w ustawie o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta i pacjent może się skutecznie domagać realizacji tylko takich praw, jakie mu przyznano w treści przepisów, ewentualnie w regulaminie organizacyjnym podmiotu leczniczego, jeżeli jego kierownik zdecydował się na dodatkowe przywileje dla pacjentów. Jeżeli jednak skupimy się wyłącznie na przepisach prawa powszechnie obowiązującego, to nigdzie nie znajdziemy zapisów o obowiązku placówki medycznej do poświadczania za zgodność z oryginałem dokumentacji medycznej. Takie przypadki należy zatem uznać za przejaw dobrych praktyk stosowanych przez podmioty lecznicze.

Jeżeli przyjrzymy się ustawowym pojęciom odpisu albo kopii dokumentacji medycznej to zauważymy, że takie dokumenty zawsze będą stanowić wierne odwzorowanie oryginału - czy to przez przepisanie tekstu z wiernym zachowaniem zgodności co do treści (definicja odpisu) czy też przez odwzorowanie w postaci kserokopii albo cyfrowej - skany (definicja kopii). W ustawowy obowiązek udostępnienia odpisu albo kopii dokumentacji medycznej zawsze jest więc wpisany wymóg zapewnienia zgodności z oryginałem. Ta sama zasada dotyczy także wydruków z dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej. Jakiekolwiek próby przestawienia jako wydruku, kopii lub odpisu dokumentu przerobionego, z dopiskami albo z ukrytą częścią wpisów, zawsze powinny być oceniane w kontekście co najmniej naruszenia prawa pacjenta do dostępu do dokumentacji medycznej w przewidzianej w przepisach formie czy może nawet w kontekście popełnienia czyny zabronionego polegającego na przerobieniu dokumentu w celu jego dalszej, niezgodnej z oryginałem reprodukcji.

Poświadczenie kopii za zgodność z oryginałem odgrywa doniosłą rolę w świadomości pacjentów. Najczęściej proszą oni o takie poświadczenia w sytuacji, gdy chcą swoją dokumentację udostępniać dalej, np. na potrzeby postępowania przed sądem, organem rentowym albo w innych sformalizowanych postępowaniach. W ten sposób pacjenci chcą uprawdopodobnić, że dostarczona przez nich dokumentacja jest dokładnym odzwierciedleniem oryginału. Niekiedy wręcz to same organy, aby uniknąć nadużyć, żądają od pacjentów, aby przedstawiane przez nich dokumenty zawierały stosowne poświadczenia placówki medycznej. Zwłaszcza w takiej sytuacji pacjentom ciężko jest zrozumieć odmowę, co nierzadko prowadzi do kłótni lub nieprzyjemnej wymiany zdań na linii pacjent i personel. Dlatego dobrą praktyką jest, aby na uzasadnioną prośbę poświadczać za zgodność z oryginałem udostępniane odwzorowania. Oczywiście wymaga to dodatkowego zaangażowania czasowego personelu placówki. Dlatego takie sytuacje można traktować jako wyjątek i poprzedzać ustaleniem przyczyn, dla których pacjent życzy sobie poświadczenia za zgodność w celu oceny ich zasadności.

Poświadczenie za zgodność z oryginałem stanowi oświadczenie o tym, że dane zawarte w kopii dokumentu są całkowicie zgodne z oryginałem. Potwierdzenie zgodności dokumentów, które nie noszą cech całkowitej zgodności, będzie stanowić poświadczenie nieprawdy co do tej okoliczności. Żeby zatem móc takie oświadczenie złożyć, musimy być całkowicie pewni tego, co poświadczamy. Nie będzie z oceną zgodności problemu, jeżeli wydruk, kopię czy odpis wykonuje pracownik placówki medycznej. Pewności takiej nie będziemy mieli - a przynajmniej nie powinniśmy mieć - jeżeli pacjent przedstawia nam do poświadczenia wydruki zdjęć dokumentacji, którą uprzednio sam sfotografował. W takim przypadku nie mamy podstaw, aby ślepo wierzyć temu, co nam się mówi i narażać się na odpowiedzialność za poświadczenie nieprawdy. Aby zachować się w takiej sytuacji zgodnie z prawem, musielibyśmy każdą przedstawioną nam kopię porównać z posiadanymi oryginałami, co wymaga oczywiście niewspółmiernych nakładów czasu i pracy. Nie mamy bowiem pewności, czy wydruki, które przedstawia nam pacjent, są prawdziwe, czy nie zmienił ich lub nie przerobił w jakikolwiek sposób.

Poświadczenie za zgodność z oryginałem kserokopii dokumentacji medycznej albo wydruku z systemu dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej nie zmienia charakteru dokumentu i nie możesz za jego udostępnienie naliczać dodatkowej, wyższej opłaty, takiej jak np. za odpis. Poświadczenie za zgodność z oryginałem musi nastąpić nieodpłatnie, w granicach ceny udostępnienia dokumentacji medycznej przewidzianej w przepisach dla danej formy udostępnienia. Praktyki polegające na pobieraniu za kopię lub wydruk opłaty w wysokości takiej, jak za odpisy, były już przedmiotem licznych kontroli podejmowanych przez Rzecznika Praw Pacjenta i za każdym razem oceniano je jako praktyki naruszające zbiorowe prawa pacjenta i ograniczające jego prawa w dostępie do dokumentacji medycznej.

Dokonując poświadczenia przyjmujemy jednak na siebie odpowiedzialność za to, że kopia stanowi wierne odzwierciedlenie oryginału. Dlatego w takich przypadkach, jeżeli nie mamy organizacyjnych możliwości zweryfikowania przedstawionej nam przez pacjenta kopii z oryginałem, zaleca się odmówić jej uwierzytelnienia. W zamian - tłumacząc przyczyny swojej decyzji - możemy zaproponować pacjentowi, że udostępnimy mu dokumentację w postaci kserokopii i tę (jako że sami ją wykonaliśmy i mamy pewność co do jej treści) poświadczymy za zgodność z oryginałem.