Poświadczenie zgodności z oryginałem ma istotne znaczenie dla pacjentów. Kopie poświadczone w ten sposób są często wymagane w postępowaniach przed różnymi instytucjami, takimi jak sądy czy organy rentowe. Dzięki poświadczeniu pacjent zyskuje pewność, że dokumentacja nie zostanie zakwestionowana ze względu na jej autentyczność, a także nie ma potrzeby udostępniania oryginałów, które powinny pozostać w placówce medycznej.

Należy również pamiętać, że choć poświadczenie za zgodność nie jest regulowane konkretnymi przepisami, podmioty lecznicze mają obowiązek dołożyć wszelkiej staranności, by kopia wiernie odzwierciedlała oryginał. Z tego względu warto zadbać o profesjonalne i czytelne poświadczenie, które zwiększy wiarygodność dokumentacji oraz zminimalizuje ryzyko jej podważenia przez odbiorców.

Ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta nie reguluje kwestii poświadczenia za zgodność z oryginałem, które może dotyczyć zarówno kopii, jak i odpisu dokumentacji medycznej.

Niemniej jednak w praktyce podmioty lecznicze często, na wniosek pacjenta, dokonują takiego poświadczenia. W ten sposób stają się gwarantem tego, że wydana kopia bądź odpis wiernie odzwierciedlają rzeczywistość.

Najczęściej poświadczenie za zgodność następuje przez opieczętowanie każdej strony kopii lub odpisu pieczęcią o treści „POŚWIADCZAM ZA ZGODNOŚĆ Z ORYGINAŁEM” lub innej równoważnej oraz parafowanie każdej ze stron przez osobę upoważnioną. Taki proces wymaga jednak zaangażowania i może być czasochłonny.

Alternatywą dla poświadczania każdej ze stron z osobna może być zbiorcze poświadczenie całego pakietu dokumentacji. Wtedy należy zadbać o czytelność takiego poświadczenia i minimalizację ryzyka, że dojdzie do podważenia wiarygodności dokumentu lub podmiany stron.

W tym celu zaleca się przede wszystkim przyjęcie następujących rozwiązań:

• strony dokumentacji powinny być kolejno ponumerowane, a cały plik powinien być trwale spięty lub zszyty ze sobą. Dzięki temu poszczególne strony się nie zagubią, a dodatkowo trudniej będzie podmienić poszczególne karty;
• poświadczenie powinno dokładnie identyfikować dokumentację, do której się odnosi, oraz wskazywać numerację stron w ujęciu „od – do”. Jeżeli nie jest nadpisane na pierwszej stronie kopii, lecz na odrębnej karcie, należy zszyć ją razem z kopią;
• załączenie do kopii upoważnienia dla danego pracownika do dokonania poświadczenia nie jest bezwzględnie wymagane, niemniej jednak dodatkowo uwiarygodni całą dokumentację.

Poświadczenie każdej strony indywidualnie i zbiorczo całego pliku jest prawnie dopuszczalne. Nie ma wiążących regulacji prawnych definiujących ten proces. Przyjęcie tak poświadczonego dokumentu i zawierzenie w jego prawdziwość oraz zgodność z oryginałem zależy od indywidualnych preferencji i doświadczeń odbiorcy dokumentu oraz okoliczności danej sprawy.

Gdy dokumentacja jest prowadzona elektronicznie i udostępniana w formie wydruku, potwierdza się jego zgodność z dokumentacją i opatruje swoim oznaczeniem, zawierającym imię, nazwisko, stanowisko i podpis. Wydruk sporządza się w sposób umożliwiający identyfikację osoby udzielającej świadczeń zdrowotnych, przy czym nie jest wymagane, aby osoby te następnie uzupełniały podpisy na wydrukach wydawanych pacjentowi.

Od 4 maja 2019 r. podmiot leczniczy ma obowiązek udostępnić pacjentowi pierwszą kopię dokumentacji medycznej bezpłatnie. Natomiast za udostępnienie dokumentacji w formie wyciągów, odpisów lub kolejnych kopii może pobierać opłatę.

Poświadczenie kopii dokumentacji medycznej za zgodność jest dodatkową czynnością, wymagającą zaangażowania personelu, za którą jednak podmiot leczniczy nie ma prawa pobierać dodatkowej opłaty.