Ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta nie reguluje kwestii poświadczenia za zgodność z oryginałem, które może dotyczyć zarówno kopii, jak i odpisu dokumentacji medycznej.
Niemniej jednak w praktyce podmioty lecznicze często, na wniosek pacjenta, dokonują takiego poświadczenia. W ten sposób stają się gwarantem tego, że wydana kopia bądź odpis wiernie odzwierciedlają rzeczywistość.
Najczęściej poświadczenie za zgodność następuje przez opieczętowanie każdej strony kopii lub odpisu pieczęcią o treści „POŚWIADCZAM ZA ZGODNOŚĆ Z ORYGINAŁEM” lub innej równoważnej oraz parafowanie każdej ze stron przez osobę upoważnioną. Taki proces wymaga jednak zaangażowania i może być czasochłonny.
Alternatywą dla poświadczania każdej ze stron z osobna może być zbiorcze poświadczenie całego pakietu dokumentacji. Wtedy należy zadbać o czytelność takiego poświadczenia i minimalizację ryzyka, że dojdzie do podważenia wiarygodności dokumentu lub podmiany stron.
W tym celu zaleca się przede wszystkim przyjęcie następujących rozwiązań:
- strony dokumentacji powinny być kolejno ponumerowane, a cały plik powinien być trwale spięty lub zszyty ze sobą. Dzięki temu poszczególne strony się nie zagubią, a dodatkowo trudniej będzie podmienić poszczególne karty;
- poświadczenie powinno dokładnie identyfikować dokumentację, do której się odnosi, oraz wskazywać numerację stron w ujęciu „od – do”. Jeżeli nie jest nadpisane na pierwszej stronie kopii, lecz na odrębnej karcie, należy zszyć ją razem z kopią;
- załączenie do kopii upoważnienia dla danego pracownika do dokonania poświadczenia nie jest bezwzględnie wymagane, niemniej jednak dodatkowo uwiarygodni całą dokumentację.
Poświadczenie każdej strony indywidualnie i zbiorczo całego pliku jest prawnie dopuszczalne. Nie ma wiążących regulacji prawnych definiujących ten proces. Przyjęcie tak poświadczonego dokumentu i zawierzenie w jego prawdziwość oraz zgodność z oryginałem zależy od indywidualnych preferencji i doświadczeń odbiorcy dokumentu oraz okoliczności danej sprawy.