Kiedy ubezpieczyciel żąda dokumentacji medycznej, nie zawsze wiadomo, czy i w jakim zakresie można ją udostępnić. To częsta sytuacja w placówkach – pacjent składa wniosek o wypłatę świadczenia, a zakład ubezpieczeń zwraca się do szpitala czy przychodni o przekazanie historii leczenia. Trzeba jednak pamiętać, że dokumentacja medyczna zawiera dane wrażliwe i jej wydanie wymaga spełnienia ściśle określonych warunków.

Zakład ubezpieczeń – zgodnie z ustawą o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta – jest podmiotem uprawnionym do uzyskania dostępu do dokumentacji medycznej. Prawo do otrzymania takich danych jest jednak uzależnione od zgody samego pacjenta albo jego przedstawiciela ustawowego. Takie stanowisko potwierdziły sądy administracyjne, wskazując, że zakład ubezpieczeń może otrzymać dokumentację zarówno za życia pacjenta, jak i po jego śmierci, o ile spełni warunki przewidziane w przepisach.

Samo zaakceptowanie ogólnych warunków ubezpieczenia nie wystarczy. Zgoda pacjenta na udostępnienie dokumentacji medycznej nie może być „ukryta” w zapisach OWU, nawet jeśli dokument zawiera klauzule dotyczące przekazywania informacji o stanie zdrowia. Taka zgoda jest nieważna w świetle prawa.

Aby ubezpieczyciel mógł legalnie otrzymać dokumentację, pacjent musi złożyć osobne oświadczenie na piśmie. Dokument ten powinien zostać przekazany podmiotowi leczniczemu wraz z wnioskiem o dostęp do dokumentacji albo o udzielenie informacji o stanie zdrowia.

Pacjent sam decyduje o zakresie ujawnianych danych – może upoważnić zakład ubezpieczeń do wglądu w całość dokumentacji albo ograniczyć zgodę tylko do wybranych dokumentów. Placówka medyczna powinna respektować ten wybór i wydać wyłącznie te części akt, na które pacjent wyraźnie pozwolił.

Jeżeli pacjent za życia udzielił ubezpieczycielowi pisemnej zgody na dostęp do dokumentacji medycznej i nie zastrzegł, że zgoda ta obowiązuje wyłącznie do momentu jego śmierci, upoważnienie pozostaje w mocy również po zgonie. W praktyce oznacza to, że zakład ubezpieczeń może wystąpić do szpitala czy przychodni o wydanie dokumentacji medycznej potrzebnej do rozpatrzenia roszczenia, np. z polisy na życie.

Ustawa o prawach pacjenta przewiduje, że po śmierci pacjenta dokumentacja może być udostępniona osobie upoważnionej przez niego za życia. Jeśli więc pacjent wskazał wprost zakład ubezpieczeń, placówka medyczna ma obowiązek respektować to upoważnienie.

Warto pamiętać, że pacjent mógł też skorzystać z prawa sprzeciwu – jeśli wyraźnie zakazał udostępnienia swojej dokumentacji po śmierci, podmiot leczniczy nie może jej wydać, chyba że sąd zdecyduje inaczej. To właśnie te elementy (zgoda, zakres zgody oraz ewentualny sprzeciw) trzeba zawsze dokładnie sprawdzić przed udostępnieniem dokumentacji ubezpieczycielowi.

Kiedy zakład ubezpieczeń występuje o dokumentację medyczną, podmiot leczniczy musi działać zgodnie z zasadami opisanymi w ustawie o prawach pacjenta i w rozporządzeniu o dokumentacji medycznej

Udostępnienie dokumentacji nie odbywa się „na wniosek telefoniczny” ani na podstawie ogólnikowego pisma. Do wniosku musi być dołączone pisemne upoważnienie pacjenta (lub informacja, że takie upoważnienie już zostało złożone i znajduje się w dokumentacji placówki).

Placówka medyczna ma obowiązek udostępnić dokumentację w jednej z dopuszczalnych form:

• do wglądu na miejscu – w siedzibie podmiotu leczniczego,
• przez sporządzenie kopii, odpisu, wyciągu lub wydruku,
• w formie elektronicznej – przesłanie skanu lub pliku na wskazany adres elektroniczny,
• na informatycznym nośniku danych, np. płycie CD czy pendrive.

Jeżeli żądanie obejmuje duży zakres dokumentacji, warto rozważyć wydanie jej w formie elektronicznej, co jest szybsze i bezpieczniejsze. Każde udostępnienie należy odnotować w rejestrze udostępniania dokumentacji medycznej – z podaniem daty, zakresu, formy i odbiorcy.

Niniejszym wyrażam zgodę na udostępnienie dokumentacji medycznej Pani/Pana ………………. (imię i nazwisko pacjenta) Panu/Pani ……………………………. (imię i nazwisko osoby upoważnionej) zgodnie z wnioskiem z dnia ………………………….

Poza tym informuję, że administratorem Pani/Pana danych osobowych jest ………………………... Dane przetwarzane są na podstawie art. 9 ust. 1 lit. i ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z 27 kwietnia 2016 r., dalej RODO, w celu wyłącznie udostępnienia dokumentacji. Administrator nie udostępnia danych ani nie przekazuje danych do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej. Dane osobowe będą przechowywane w czasie niezbędnym do zrealizowania celu, maksymalnie przez okres ………………. lat.

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do swoich danych, ich poprawiania, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego. Dane nie będą podlegać zautomatyzowanemu przetwarzaniu, w tym profilowaniu. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji wskazanego wyżej celu.