Projekt rozporządzenia ministra zdrowia z 27 października 2025 r., który trafił do konsultacji, wprowadzi modyfikacje do obowiązującego rozporządzenia z 6 kwietnia 2020 r. o dokumentacji medycznej. Celem zmian jest doprecyzowanie zasad prowadzenia, przetwarzania i archiwizacji dokumentacji medycznej, w tym dokumentów elektronicznych.

Nowe przepisy powiązane są z ustawą z 26 września 2025 r. o zmianie ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Regulacja ma umożliwić pełną integrację danych medycznych z centralną e-rejestracją oraz zapewnić zgodność z wymogami interoperacyjności systemów teleinformatycznych.

Od początku 2026 roku każdy dokument skierowania będzie musiał zawierać dodatkowe dane, m.in. adres miejsca wystawienia, numer umowy z NFZ oraz rodzaj badania lub leczenia zgodny z Międzynarodową Klasyfikacją Procedur Medycznych (ICPM).

Wprowadzony zostanie również obowiązek wskazywania rozpoznań klinicznych oraz współistniejących problemów zdrowotnych według Międzynarodowej Klasyfikacji Chorób i Problemów Zdrowotnych (ICD). Ma to zapewnić jednoznaczność i spójność informacji przekazywanych między placówkami oraz ułatwić analizę danych klinicznych i statystycznych.

Zmiany obejmują także zasady identyfikowania świadczeniodawców. W dokumentacji pojawią się ujednolicone kody resortowe, numery REGON usługodawców oraz oznaczenia specjalności komórek organizacyjnych. Placówki będą też zobowiązane do podania numeru telefonu lub adresu e-mail, co ma usprawnić komunikację w ramach systemu ochrony zdrowia.

Ministerstwo Zdrowia wskazuje, że nowa struktura danych pozwoli lepiej zintegrować informacje przekazywane do systemów teleinformatycznych, w tym do centralnych rejestrów prowadzonych przez Centrum e-Zdrowia.

Projekt rozporządzenia przewiduje możliwość przechowywania kart informacyjnych z leczenia szpitalnego – zdigitalizowanych z wersji papierowej – w centralnym systemie teleinformatycznym, zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy o systemie informacji w ochronie zdrowia.

Nowe rozwiązanie umożliwi placówkom bezpieczne przekazywanie dokumentacji do platformy zarządzanej przez Centrum e-Zdrowia. Zmiana ma przyspieszyć proces cyfryzacji dokumentacji medycznej i zwiększyć jej dostępność przy zachowaniu wysokiego poziomu ochrony danych pacjentów.

Ministerstwo podkreśla, że nowe zasady obejmą wszystkie podmioty zobowiązane do prowadzenia dokumentacji medycznej – w tym małe i średnie przedsiębiorstwa działające w sektorze ochrony zdrowia. Wdrożenie rozporządzenia ma podnieść jakość danych, ułatwić zarządzanie nimi i usprawnić proces raportowania.

Przepisy mają wejść w życie 1 stycznia 2026 r., równolegle z ustawą nowelizującą przepisy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych z 26 września 2025 r.