Orzeczenie medycyny pracy, dobrze znane pracodawcom i pracownikom, zmienia swoją formę. Zmianę wprowadziło rozporządzenie Ministra Zdrowia z 20 marca 2026 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy.

Dotychczas orzeczenia medycyny pracy wystawiano na papierze. Od 17 kwietnia do 17 października 2026 r. przewidziano okres przejściowy, w którym można było wybierać między postacią papierową a elektroniczną. Był to czas na przetestowanie i przygotowanie systemu oraz zapoznanie się z elektroniczną wersją dokumentu. Od 18 października 2026 r. kończy się możliwość swobodnego wyboru – zasadą staje się orzeczenie elektroniczne.

Postać papierowa pozostanie wyjątkiem, dopuszczalnym w szczególnych sytuacjach, np. w razie braku dostępu do systemu elektronicznego.

Cyfrowy obieg dokumentów medycyny pracy ma wprowadzić nowy standard wydawania i udostępniania orzeczeń. Celem nowego systemu jest zapewnienie lepszej dostępności kompletnej dokumentacji i wyeliminowanie konieczności dostarczania dokumentów papierowych. Ma on także uprościć i ujednolicić obieg dokumentacji między uczestnikami tego procesu oraz zwiększyć bezpieczeństwo danych medycznych i ochronę informacji wrażliwych.

Od 18 października 2026 r. dokument elektroniczny staje się zasadą. Przepisy przewidują jednak możliwość wystawienia orzeczenia na papierze. Najbardziej jednoznacznym przypadkiem jest brak dostępu do systemu teleinformatycznego, gdy lekarz z przyczyn technicznych nie może wystawić dokumentu elektronicznie.

Wyjątek dotyczy również niektórych grup zawodowych. Papierowe orzeczenia otrzymają funkcjonariusze Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Służby Kontrwywiadu Wojskowego i Służby Wywiadu Wojskowego oraz żołnierze zawodowi wyznaczeni na stanowiska służbowe w Służbie Kontrwywiadu Wojskowego i Służbie Wywiadu Wojskowego.

Od 18 października 2026 r. lekarz wystawia orzeczenie w systemie teleinformatycznym e-zdrowie za pośrednictwem aplikacji gabinet.gov.pl, w zakładce „Medycyna Pracy”. Będzie mógł również korzystać z systemów gabinetowych placówek po wdrożeniu w nich odpowiedniej funkcji.

Po przeprowadzeniu badania, które odbywa się tak jak dotychczas, lekarz wystawia orzeczenie elektroniczne. Dokument automatycznie trafia do Systemu Informacji Medycznej (SIM) i staje się częścią elektronicznej dokumentacji medycznej (EDM).

Pacjent zobaczy orzeczenie na Internetowym Koncie Pacjenta (IKP). Będzie mógł pobrać je w formacie PDF i przesłać pracodawcy drogą elektroniczną. Na podstawie umowy z pracodawcą lekarz wystawiający orzeczenie może również udostępniać mu je bezpośrednio. Dotyczy to samego orzeczenia, bez dokumentacji związanej z badaniem.

Pacjent nadal będzie mógł poprosić o wydruk elektronicznego orzeczenia podczas wizyty u lekarza medycyny pracy. W takiej sytuacji lekarz będzie mógł przekazać wydruk opatrzony własnoręcznym podpisem.

Lekarz, który nie ma jeszcze konta w aplikacji gabinet.gov.pl, powinien je założyć, aby móc sprawnie wystawiać orzeczenia. Potrzebna będzie również możliwość elektronicznego podpisywania dokumentów.

Aplikacja umożliwia uzyskanie certyfikatu e-ZLA, który służy do podpisywania dokumentów medycznych. Pozwala złożyć wniosek o jego wydanie oraz zarządzać aktywnym certyfikatem bezpośrednio z poziomu aplikacji.

Po zalogowaniu się do aplikacji gabinet.gov.pl należy najpierw wybrać pacjenta i wprowadzić jego dane. Po wpisaniu numeru PESEL system pobierze zapisane dane, które w razie potrzeby można zaktualizować.

Po wybraniu opcji zakończenia obsługi pacjenta system sprawdza, czy wysłano wszystkie utworzone dokumenty. Jeśli któryś z nich został przygotowany, ale nie został wysłany, pojawi się ostrzeżenie o utracie niewysłanych dokumentów. Na tym etapie można jeszcze wrócić do dokumentów i je wysłać, zanim obsługa pacjenta zostanie zakończona.

Rozporządzenie nie określa sposobu ani terminu przekazania orzeczenia pracodawcy przez lekarza lub placówkę. Pozostawia te ustalenia stronom – powinny one znaleźć się w umowie między placówką a pracodawcą.

Sposób i termin przekazania orzeczenia mogą się więc różnić w zależności od postanowień umowy. Warto przejrzeć umowy z pracodawcami i jednoznacznie uregulować zasady doręczania elektronicznej dokumentacji pracownika.

Reforma orzeczeń medycyny pracy jest częścią cyfryzacji administracji i ochrony zdrowia. Ma uprościć procedury i ograniczyć dokumentację papierową. Zmiany mają przełożyć się na szybszy obieg informacji, większą automatyzację oraz dostęp lekarza do pełniejszej dokumentacji medycznej pacjenta.