Obowiązek wprowadza rozporządzenie Ministra Zdrowia z 25 sierpnia 2026 r. zmieniające ogólne warunki umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej. Dodany § 6a dotyczy raportowania obecności personelu do NFZ. 

Raport obejmuje osoby wykonujące zawody medyczne, które udzielają świadczeń w rodzaju leczenie szpitalne i są wskazane w harmonogramie umowy z NFZ. Przepis nie uzależnia obowiązku od podstawy zatrudnienia. Przy ustalaniu listy osób do raportu trzeba więc uwzględnić również personel na kontraktach, jeżeli spełnia wskazane warunki.

Ministerstwo Zdrowia potwierdziło, że obowiązek dotyczy wszystkich zakresów świadczeń w rodzaju leczenie szpitalne. Pierwsze zestawienie obejmie listopad 2026 r., a termin jego przekazania do właściwego oddziału wojewódzkiego NFZ resort wskazał na 20 grudnia 2026 r. Kolejne raporty należy przekazywać do 20. dnia następnego miesiąca.

Zestawienie ma zawierać dni oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia obecności w miejscu udzielania świadczeń. Osoba przygotowująca raport musi zatem otrzymać informacje pozwalające wykazać faktyczną obecność każdej osoby podlegającej raportowaniu.

Warto sprawdzić, czy używana w placówce ewidencja dostarcza wymaganych danych. Szczególnej uwagi wymagają sytuacje, w których informacje o pracownikach etatowych i osobach na kontraktach są zbierane w różnych dokumentach lub systemach. Przed przygotowaniem zestawienia trzeba zapewnić możliwość ich zebrania i sprawdzenia.

Pomocne będzie wskazanie jednego źródła zatwierdzonych danych dla każdej grupy personelu oraz osoby odpowiedzialnej za wyjaśnianie braków i rozbieżności.

Placówka powinna ustalić sposób przekazywania informacji z oddziałów do osoby sporządzającej zestawienie. Wewnętrzne zasady warto opisać tak, aby każdy uczestnik procesu znał swoje zadania i termin ich wykonania.

Przygotowanie raportu ułatwi określenie:

• kto i w jaki sposób rejestruje rozpoczęcie oraz zakończenie obecności,
• kto sprawdza kompletność informacji,
• kiedy oddziały przekazują zatwierdzone dane,
• kto wyjaśnia rozbieżności,
• kto zatwierdza zestawienie i wysyła je do NFZ,
• gdzie zachowywane są dane źródłowe oraz potwierdzenia wysyłki.

Są to zalecenia organizacyjne. Ich wdrożenie pomoże przygotować raport w terminie i odtworzyć sposób jego sporządzenia, jeśli później pojawią się pytania dotyczące konkretnych zapisów.

Przed przekazaniem zestawienia warto zweryfikować przede wszystkim brakujące godziny, niepełne zapisy oraz nakładające się przedziały obecności. Każda niejasność powinna trafić do osoby, która może ją wyjaśnić na podstawie danych źródłowych.

Dobrą praktyką jest zachowanie informacji o korektach: czego dotyczyły, kto je zgłosił i na jakiej podstawie zostały zatwierdzone. Wewnętrzny termin zamknięcia danych warto wyznaczyć odpowiednio wcześniej, aby pozostawić czas na sprawdzenie zestawienia i poprawki.

Ministerstwo Zdrowia wskazało możliwość przekazywania danych przez Portal SZOI/Portal Świadczeniodawców albo z wykorzystaniem wymiany danych między systemem placówki a systemem oddziału wojewódzkiego NFZ. NFZ opublikował 21 października 2026 r. komunikat dotyczący raportu obecności osoby personelu oraz dokumentację formatu XML CZPR w wersji 1.0.2. Osoby przygotowujące zestawienie powinny uzgodnić z administratorem systemu sposób obsługi raportu zgodny z udostępnionymi materiałami.

Nowelizacja włącza niewykonanie obowiązku raportowania do katalogu naruszeń objętych karą umowną do 2% kwoty zobowiązania wynikającego z umowy za każde stwierdzone naruszenie. Kara podlega zasadom określonym w umowie i OWU, a jej wysokość uwzględnia rodzaj oraz wagę nieprawidłowości.

Zasady zbierania danych należy przygotować przed rozpoczęciem listopada. Pozwoli to od pierwszego dnia gromadzić informacje potrzebne do zestawienia i ograniczy konieczność późniejszego odtwarzania godzin obecności.