Zaświadczenie lekarskie, w tym orzeczony okres niezdolności do pracy, ma znaczenie dla uprawnień pracowniczych, wpływa na prawo do przyznanego wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego.

Każdy dokument eZLA musi obowiązkowo zawierać okres orzeczonej czasowej niezdolności do pracy, w tym pobytu w szpitalu.

W tym okresie pacjent – pracownik nie musi świadczyć pracy, a mimo to otrzymuje świadczenia pieniężne. Gdy podwładny chce skrócić czas zwolnienia lekarskiego i wrócić do pracy wcześniej, zwraca się do lekarza o zmianę orzeczenia eZLA.

Przyczyny skrócenia orzeczonego na eZLA okresu niezdolności do pracy mogą być różne:

• mogło dojść do pomyłki pisarskiej i lekarz wpisał inną datę, niż miał na myśli (np. pomylił numerację dni lub miesięcy, wciskając błędny klawisz na klawiaturze) albo
• po wystawieniu zwolnienia zaszły okoliczności faktyczne, które wpływają na wcześniejsze odzyskanie przez pacjenta zdolności do pracy, aniżeli pierwotnie przewidywał to lekarz.

Sposób prostowania błędów w zaświadczeniach lekarskich opisano w ustawie – w takim przypadku należy anulować zaświadczenie błędne i wystawić je ponownie właściwie.

Nie ma natomiast instrukcji, jak należy postąpić w przypadku zmiany stanu faktycznego i skrócenia okresu zwolnienia w związku z wcześniejszym odzyskaniem zdolności do pracy.

Wystawienie nowego, równoległego eZLA w takim przypadku będzie oznaczać, że funkcjonują dwa nakładające się na siebie okresy zwolnienia, co może być powodem nieporozumień – do kiedy faktycznie pacjent pozostaje na zwolnieniu.

Tak długo, jak zaświadczenia nie anulowano, należy zakładać, że jest ważne, a to może rodzić problem w zakresie przyznania prawa do zasiłku.

Od 1 grudnia 2018 r. lekarze (lub asystenci medyczni) wystawiają zwolnienia wyłącznie elektroniczne, nazywane w skrócie e-ZLA. E-zwolnienie jest automatycznie przesyłane na profil Platformy Usług Elektronicznych płatnika składek i do systemu ZUS. To duże ułatwienie dla pacjentów.

Pracownik nie ma obowiązku dostarczenia e-zwolnienia. Mimo to przepisy prawa pracy nakazują powiadomienie pracodawcy w dowolnej formie o nieobecności pracownika, najpóźniej w drugim dniu nieobecności.

Dlatego zasadne jest przyjęcie, że w obu przypadkach ścieżka korekty orzeczonego na eZLA okresu zwolnienia powinna być podobna – przez stwierdzenie nieważności dotychczasowego i wystawienie nowego zaświadczenia.

Z tą różnicą, że przy błędach pisarskich i oczywistych pomyłkach można odstąpić od ponownego badania pacjenta. Oceniając zaś ponownie zdolność do pracy, badanie takie należy obowiązkowo przeprowadzić.

1. Zbadaj pacjenta i ustal, czy faktycznie stał się on zdolny do pracy. Jeżeli zwolnienie wystawiono na dłużej niż 30 dni, to każdy, a zwłaszcza wcześniejszy powrót do pracy powinien być dodatkowo poprzedzony badaniem przeprowadzonym przez lekarza medycyny pracy.

Orzekanie o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby, pobytu w szpitalu albo innym stacjonarnym zakładzie leczniczym lub o konieczności osobistego sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny może następować wyłącznie po przeprowadzeniu bezpośredniego badania stanu zdrowia ubezpieczonego lub chorego członka rodziny.

Przewidywany okres niezdolności powinien wynikać z postawionej diagnozy i prognozy co do powrotu do zdrowia w przyszłości. Dopuszcza się tu także przeprowadzenie badania w warunkach teleporady.

Jeżeli okres zwolnienia lekarskiego jest dłuższy niż 30 dni, to o dopuszczeniu do pracy może zdecydować lekarz medycyny pracy po przeprowadzeniu badań kontrolnych, na które pracownika kieruje pracodawca.

Jeśli w pierwotnie wystawionym eZLA doszło do pomyłki pisarskiej – wpisano złą datę – i możesz stwierdzić to z całą stanowczością, wówczas ponowne przeprowadzenie badania nie będzie konieczne.

2. Wystaw w systemie ZUS informację o stwierdzeniu nieważności dotychczasowego zaświadczenia lekarskiego oraz nowe zaświadczenie lekarskie z nowym, skróconym okresem zwolnienia.

W przypadku elektronicznych zwolnień lekarskich nie ma innej możliwość ich zmiany jak tylko przez unieważnienie pierwotnego orzeczenia i wystawienie w systemie nowego dokumentu.

3. Dokładnie opisz w dokumentacji medycznej okoliczności towarzyszące skróceniu okresu zwolnienia i zmianie dotychczasowego zaświadczenia.

Opis badania, w wyniku którego orzeczono o czasowej niezdolności do pracy, powinien zawsze znaleźć się w dokumentacji medycznej pacjenta.

Jeżeli poprawiasz orzeczenie wystawione z oczywistym błędem pisarskim, wówczas nie ma potrzeby ponownego badania pacjenta, ale w dokumentacji medycznej należy odpowiednio uzasadnić fakt pomyłki i jej stwierdzenia na wypadek kontroli. Pamiętaj też, że dane o okresie zwolnienia wskazane w eZLA i w dokumentacji medycznej powinny być tożsame.

Innym problem jest to, kto powinien anulować błędnie wystawione i niewykorzystywane zaświadczenie eZLA. Prawdą jest stanowisko wyrażone przez ZUS, że nie powinien tego czynić lekarz w trakcie korzystania z własnego zwolnienia chorobowego.

Jeżeli pracownik (w tym lekarz) wykonuje w okresie orzeczonej niezdolności do pracy pracę zarobkową lub w inny sposób wykorzystuje zwolnienie od pracy w sposób niezgodny z celem tego zwolnienia, traci on prawo do zasiłku chorobowego za cały okres tego zwolnienia. Dlatego w przypadku kontroli ZUS jakakolwiek aktywność zawodowa lekarza i nawet jeden dzień pracy w okresie zwolnienia może pozbawić go całego zasiłku, jaki do tej pory pobrał.

Przepisy nie wymagają zatem, aby korekty czy anulowania dokonał ten sam lekarz, który wystawił pierwotne zaświadczenie. Może to uczynić każdy uprawniony do wystawiania eZLA, pod warunkiem, że stwierdził błąd i zweryfikował przesłanki do anulowania czy zmiany zaświadczenia. Problem można zatem rozwiązać w ten sposób, że błędnie wystawione zaświadczenie będzie anulowane przez innego, obecnego w pracy lekarza z przychodni.

Wystawiając eZLA, system automatycznie zweryfikuje poprawność wprowadzonych dat. Dlatego skracając okres zwolnienia, można liczyć się z różnymi problemami technicznymi i sytuacjami, jakie mogą wystąpić w portalu ZUS, np.:

• jeśli wpisana data początku okresu niezdolności mieści się w okresie ostatnio wystawionego pacjentowi zaświadczenia, najprawdopodobniej system wyświetli komunikat o tym, kiedy kończy się to zwolnienie, nawet jeżeli jest ono wystawione przez innego lekarza – może to uniemożliwiać wystawienie drugiego, równoległego zaświadczenia na ten sam okres. System poinformuje również o przerwie między zwolnieniami do 3 dni włącznie;
• jeżeli podasz datę niezdolności do pracy, która obejmuje okres wsteczny – wcześniejszy niż 3 dni przed datą badania, możesz być zobligowany, aby to uzasadnić, jak również ZUS będzie mógł przeprowadzić postępowanie wyjaśniające. Takim uzasadnieniem może być właśnie poprawa stanu zdrowia, powrót zdolności do pracy i zachodząca w związku z tym konieczność zaktualizowania dotychczasowego orzeczenia.