Wyobraź sobie poranek w rejestracji. Rejestratorka sprawdza grafik: cztery wolne „okienka” po pacjentach, którzy się zapisali… i nie przyszli. Nie odwołali. Nie zadzwonili. Lekarz czekał, personel był gotowy, świadczenia nie zostały wykonane, środki z NFZ nie wpłynęły.

Dotąd to był koszt wpisany w codzienne funkcjonowanie. Od 2026 roku będzie to powód do finansowej sankcji, a może nawet utraty kontraktu.

Nowelizacja ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej, przyjęta przez Radę Ministrów, wprowadza obowiązek integracji placówek medycznych z Centralną e-Rejestracją (CeR). Na początek wymóg obejmie konkretne świadczenia finansowane ze środków publicznych, takie jak:

• pierwszorazowe wizyty u lekarza kardiologa,
• badania cytologiczne,
• badania mammograficzne.

Termin? Połowa 2026 roku to graniczna data, do której wszystkie podmioty mające umowy z NFZ w tych zakresach muszą zakończyć techniczne i organizacyjne wdrożenie systemu CeR.

Brak integracji będzie skutkował niewypłaceniem środków z NFZ za świadczenia zrealizowane poza systemem. Oznacza to, że nawet jeśli wizyta się odbyła i została udokumentowana, nie zostanie rozliczona, jeśli nie była zarejestrowana przez CeR.

To rozwiązanie nie pozostawia marginesu na interpretację. Placówki, które nie zdążą z podłączeniem do CeR, narażają się na poważne straty finansowe. W przyszłości zakres świadczeń objętych obowiązkiem będzie rozszerzany, aż do objęcia całości rejestracji medycznej w Polsce do 2029 roku.

Dla zarządzających to jasny sygnał: integracja z CeR to nie projekt „na potem”, ale priorytet w harmonogramie działań na lata 2025-2026.

Zgodnie z nowelizacją ustawy pacjent zapisany przez Centralną e-Rejestrację (CeR), który nie stawi się na wizytę i nie poinformuje o tym z wyprzedzeniem, zostanie automatycznie skreślony z kolejki oczekujących. Co więcej, nie zachowa swojej pozycji. Będzie musiał zapisać się ponownie, rozpoczynając proces rejestracji od początku, czyli na końcu listy.

Jedyny wyjątek przewidziany w przepisach to tzw. siła wyższa, rozumiana jako nadzwyczajne, nieprzewidywalne okoliczności, którym pacjent nie mógł zapobiec mimo zachowania należytej staranności. To jedyne usprawiedliwienie, które może uchronić przed skreśleniem.

Dla placówek medycznych ten przepis zdejmuje częściowo ciężar odpowiedzialności za nieefektywne zarządzanie kolejkami, ale jednocześnie nakłada nowe obowiązki organizacyjne. Konieczne będzie:

• wdrożenie jasnych zasad informowania pacjentów o konsekwencjach nieodwołania wizyty,
• przygotowanie personelu do obsługi zgłoszeń anulujących wizyty w systemie CeR,
• zapewnienie pełnej gotowości technicznej do automatycznego monitorowania obecności i nieobecności,
• opracowanie procedur reagowania na przypadki zgłaszane jako „siła wyższa”.

To już nie jest tylko kwestia obsługi pacjenta, to część systemu rozliczeń z NFZ. Nieskuteczne zarządzanie wizytami będzie miało bezpośredni wpływ na płynność finansową placówki. Dlatego nowe przepisy wymagają nie tylko narzędzi, ale też kultury organizacyjnej, która stawia na komunikację, dyscyplinę i szybkie reagowanie.

Centralna e-Rejestracja (CeR) to nie tylko cyfrowy kalendarz wizyt. To ogólnopolski, zintegrowany system rejestracji, który ma połączyć pacjenta, placówkę i NFZ w jeden, spójny proces zarządzania dostępem do świadczeń.

Pacjent zyska dostęp do rejestracji na trzy sposoby:

• przez Internetowe Konto Pacjenta (IKP),
• przez aplikację mojeIKP,
• bezpośrednio w rejestracji placówki medycznej.

W każdym z tych kanałów pacjent zobaczy te same, aktualne terminy, niezależnie od lokalizacji. To oznacza, że system będzie działał w czasie rzeczywistym, a dostępność wizyt stanie się transparentna i porównywalna w skali kraju.

Co istotne, pacjent będzie mógł samodzielnie zarządzać swoją wizytą: odwołać ją lub przełożyć bez konieczności kontaktu z rejestracją. To ma odciążyć personel i ograniczyć liczbę nieodwołanych nieobecności.

Dodatkowym elementem będzie voicebot – głosowy asystent zintegrowany z CeR, który zadzwoni do pacjenta z przypomnieniem o zbliżającym się terminie. Voicebot umożliwi:

• potwierdzenie terminu,
• anulowanie wizyty,
• przełożenie jej na inny dostępny dzień.

Całość ma działać w pełni automatycznie, bez konieczności angażowania personelu medycznego. Dla placówek oznacza to nie tylko usprawnienie obsługi pacjenta, ale też lepsze zarządzanie dostępnością świadczeń i redukcję „pustych slotów”.

Kwestia bezpieczeństwa danych pacjentów w Centralnej e-Rejestracji – zwłaszcza w kontekście użycia voicebota – wywołała istotne zastrzeżenia ze strony Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). W odpowiedzi na te uwagi Ministerstwo Zdrowia doprecyzowało zasady przetwarzania danych głosowych.

Najważniejsze założenia to:

• voicebot nie będzie identyfikował pacjentów na podstawie ich głosu – głos nie będzie wykorzystywany jako dane biometryczne służące do rozpoznania tożsamości,
• nagrania rozmów będą przechowywane maksymalnie przez 3 lata, wyłącznie na potrzeby obsługi procesu rejestracji,
• dane dźwiękowe nie będą używane do celów marketingowych ani analiz poza systemem CeR.

Dzięki tym ograniczeniom voicebot zostanie w systemie jako funkcja wspierająca, a nie element wrażliwego przetwarzania danych. Jednocześnie cały system CeR ma podlegać zasadom wynikającym z RODO oraz nadzorowi Prezesa UODO.

Dla placówek oznacza to jedno: wdrażając narzędzia zintegrowane z CeR, trzeba zadbać o zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych i zapewnić transparentność wobec pacjenta, szczególnie w zakresie tego, jakie informacje są rejestrowane, jak długo przechowywane i w jakim celu wykorzystywane.

Od 2026 roku rejestracja nie będzie już tylko jednym z elementów organizacji pracy – stanie się kluczowym ogniwem systemu rozliczeniowego i jakościowego w ochronie zdrowia. Brak gotowości to nie tylko ryzyko utraty e-premii. To realne zagrożenie dla płynności finansowej placówki.

Oto, co powinno znaleźć się na Twojej liście działań:

• audyt systemów informatycznych – sprawdź, czy Twoje oprogramowanie medyczne jest kompatybilne z Centralną e-Rejestracją i czy zapewnia pełną integrację z IKP oraz mojeIKP;
• aktualizacja procedur wewnętrznych – szczególnie w obszarach zapisu, potwierdzania i odwoływania wizyt. Nowe zasady muszą być zrozumiałe i możliwe do realizacji przez cały personel;
• szkolenie zespołu rejestracyjnego – przygotuj personel do obsługi narzędzi CeR, działania voicebota oraz reagowania na nowe obowiązki wobec pacjenta i NFZ;
• spójna komunikacja z pacjentem – informuj jasno o nowych zasadach, konsekwencjach nieodwołania wizyty i możliwościach zarządzania terminem za pośrednictwem CeR. To klucz do ograniczenia strat i nieporozumień.

Od 2026 roku nie będzie miejsca na półśrodki. Rejestracja stanie się centrum zarządzania dostępem do świadczeń, a każda luka, nie tylko organizacyjna, ale i informatyczna, może oznaczać realne straty.