Najczęściej dwutygodniowe e-ZLA pojawia się w sytuacjach, które wymagają pełnej rekonwalescencji, ale nie rokują konieczności dłuższej absencji, co może wpłynąć na wynagrodzenie chorobowe. Są to m.in.:

• infekcje wirusowe i bakteryjne z powikłaniami (np. grypa z wysoką gorączką, angina, zapalenie zatok, zapalenie oskrzeli),
• urazy i kontuzje – szczególnie skręcenia, złamania wymagające unieruchomienia, naderwania mięśni i ścięgien,
• bóle kręgosłupa i schorzenia układu ruchu – epizod rwy kulszowej, dyskopatii czy ostrego lumbago,
• okres po zabiegach i operacjach – kiedy pacjent wymaga odpoczynku i ograniczenia aktywności,
• Zaburzenia psychiczne i emocjonalne mogą wpływać na zdolność pracownika do pracy, co może prowadzić do potrzeby wystawienia e-ZLA. – depresja, zaburzenia lękowe, wypalenie zawodowe.

Każdy wpis w dokumentacji medycznej musi jednoznacznie zawierać rozpoznanie choroby wraz z kodem ICD-10. Wpisanie samego opisu objawów nie wystarczy – konieczne jest podanie właściwego symbolu klasyfikacji, który potwierdzi, że zwolnienie dotyczy konkretnej jednostki chorobowej.

Niezbędny jest także opis objawów zgłaszanych przez pacjenta oraz wyniki badania przedmiotowego. To właśnie one stanowią podstawę do uznania pacjenta za czasowo niezdolnego do pracy i pozwalają uzasadnić, że absencja była konieczna z medycznego punktu widzenia, co jest kluczowe dla przyznania zasiłku chorobowego.

W dokumentacji powinno znaleźć się również uzasadnienie długości zwolnienia. Lekarz powinien wskazać, że przyjęty okres wynika z typowego przebiegu choroby, przewidywanego czasu powrotu do sprawności lub potrzeby przeprowadzenia dodatkowej kontroli czy rehabilitacji, co może wpłynąć na przyznanie wynagrodzenia chorobowego. Dzięki temu łatwiej obronić zasadność e-ZLA w przypadku ewentualnej kontroli ze strony ZUS, co jest istotne dla pracownika.

Wystawiając zwolnienie lekarskie, pamiętaj o dwóch podstawowych zasadach. Elektroniczne zwolnienie lekarskie może być wystawione wstecznie maksymalnie na 3 dni przed datą badania. Warunkiem jest jednak jednoznaczne stwierdzenie, że w tym okresie pacjent był niewątpliwie niezdolny do pracy – i to powinno znaleźć potwierdzenie w dokumentacji.

Druga zasada dotyczy przedłużania zwolnienia. Kolejne e-ZLA można wystawić dopiero po ponownej ocenie stanu zdrowia pacjenta, co jest ważne dla dalszego przyznawania wynagrodzenia chorobowego. Każde takie przedłużenie musi być odnotowane w dokumentacji medycznej i poparte badaniem, które potwierdza dalszą niezdolność do pracy.

ZUS zwraca szczególną uwagę na przedłużane zwolnienia z powodu choroby. Dlatego istotne jest, aby wpis w dokumentacji jasno pokazywał, że pacjent nadal nie odzyskał zdolności do pracy i że decyzja o kolejnym okresie absencji była medycznie uzasadniona.

Każde przedłużenie musi być poparte badaniem – ZUS weryfikuje, czy pacjent rzeczywiście nadal nie był zdolny do pracy.

Każdy lekarz z dostępem do Platformy Usług Elektronicznych ZUS ma prawo wystawić e-ZLA, co jest istotne dla uzyskania wynagrodzenia chorobowego przez pracownika. W praktyce oznacza to, że dokument trafia automatycznie do ZUS i pracodawcy, co ułatwia proces uzyskania zasiłku chorobowego. Asystent medyczny może technicznie wprowadzić dane do systemu, ale to lekarz odpowiada za treść i zasadność zwolnienia.

Pamiętaj: nie ma możliwości wystawienia „na życzenie” pacjenta. Brak rzetelnego uzasadnienia w dokumentacji to ryzyko zakwestionowania e-ZLA i konsekwencji dla lekarza, co może wpłynąć na wypłatę zasiłku chorobowego.

ZUS zwraca szczególną uwagę na zwolnienia wystawiane „seryjnie” na 14 dni. Powtarzalny schemat, w którym lekarz automatycznie wpisuje dwa tygodnie, bez wyraźnego uzasadnienia w dokumentacji, może być potraktowany jako nadużycie.

Kolejny obszar kontroli to liczba zwolnień u tych samych pacjentów. Jeśli ta sama osoba często otrzymuje e-ZLA na podobny okres, ZUS może zażądać dodatkowych wyjaśnień lub wezwać pacjenta na badanie do lekarza orzecznika.

Analizowane są także zwolnienia wystawiane w okresach newralgicznych, takich jak święta, długie weekendy czy sezon urlopowy. Jeżeli brak w dokumentacji szczegółowego opisu uzasadniającego absencję, ryzyko zakwestionowania zwolnienia lekarskiego wystawionego w takich przypadkach wyraźnie rośnie.

Dlatego każdorazowo zadbaj o wpis w dokumentacji, który wyjaśnia przyczynę absencji i jej długość. W razie wezwania do ZUS to właśnie dokumentacja jest podstawą obrony decyzji.

Jako lekarz wystawiający zwolnienie lekarskie na 2 tygodnie pamiętaj, że najważniejsze jest solidne uzasadnienie w dokumentacji. Najczęstsze powody to infekcje, urazy, bóle kręgosłupa, rekonwalescencja po zabiegach i zaburzenia psychiczne. Każdorazowo zapisz rozpoznanie, objawy i argument dla 14-dniowej długości. Dzięki temu zabezpieczysz pacjenta i siebie – unikając problemów przy kontroli ZUS.