Procedura digitalizacji dokumentacji medycznej

Przekształcenie papierowej dokumentacji medycznej w postać elektroniczną nie może ograniczać się do wykonania skanu i zapisania go w systemie.

Po zmianach obowiązujących od 1 lipca 2026 r. placówka powinna przeprowadzić digitalizację w uporządkowany sposób – od przygotowania dokumentów, przez wykonanie odwzorowania cyfrowego, po potwierdzenie jego zgodności z wersją papierową i zabezpieczenie dokumentu elektronicznego.

Nowe przepisy doprecyzowały, na jakich zasadach dokumentacja prowadzona i przechowywana w postaci papierowej może zostać zmieniona na dokumentację elektroniczną. Ma to znaczenie zwłaszcza dla podmiotów, które nadal posiadają duże archiwa papierowe, prowadzą dokumentację równolegle w kilku formach albo chcą uporządkować obieg dokumentów w związku z rozwojem EDM i systemów e-zdrowia.

Wewnętrzna procedura digitalizacji powinna wskazywać, kto odpowiada za poszczególne etapy procesu. Chodzi m.in. o przygotowanie dokumentacji do skanowania, kontrolę jakości odwzorowania, potwierdzanie zgodności z dokumentem papierowym, zastosowanie właściwego podpisu albo pieczęci elektronicznej, a także opisanie dalszego postępowania z papierowym oryginałem.

Prawidłowo przeprowadzona digitalizacja ma znaczenie nie tylko organizacyjne, ale także dowodowe i prawne. Dopiero dokument przekształcony zgodnie z wymaganiami może być traktowany jako równoważny dokumentowi papierowemu. Dlatego procedura powinna uwzględniać również zasady informowania pacjenta o możliwości odbioru dokumentacji papierowej, terminy jej przechowywania po digitalizacji oraz warunki ewentualnego zniszczenia.

Warto pamiętać, że digitalizacja nie znosi obowiązków związanych z archiwizacją dokumentacji medycznej. Placówka nadal musi przestrzegać okresów przechowywania dokumentacji, zasad ochrony danych osobowych, wymogów dotyczących dostępu do dokumentów oraz reguł postępowania z dokumentacją, która może mieć znaczenie archiwalne.

Szerzej o nowych zasadach i praktycznych skutkach zmian piszemy w artykule: digitalizacja i archiwizacja dokumentacji medycznej po 1 lipca 2026 r..