W e-Karcie można odnotowywać zarówno szczepienia obowiązkowe, jak i zalecane. Korzystanie z tego rozwiązania nie jest w większości przypadków obowiązkowe. Nadal jest więc możliwe prowadzenie dokumentacji dotyczącej szczepień w formie papierowej.

Wyjątek stanowią tylko szczepienia przeciwko COVID-19 i szczepienia przeciw grypie na sezon 2021/2022. Te szczepienia muszą być odnotowywane w e-Karcie Szczepień.

Wpis do e-Karty Szczepień nie wymaga zgody osoby poddanej szczepieniu lub jej przedstawiciela ustawowego. E-Karta nie zwalnia również osób wystawiających zaświadczenie o urodzeniu żywym z obowiązku założenia karty uodpornienia i książeczki szczepień dziecka.

Niezależnie od tego, czy fakt wykonania szczepienia będzie odnotowany w tradycyjnej, czyli papierowej, dokumentacji medycznej, czy też w e-Karcie, zakres umieszczanych informacji jest taki sam.

Uzupełnienie Karty uodpornienia, nawet jeżeli szczepienie zarejestrowano w e-Karcie, będzie zasadne np. w przypadku szczepień wielodawkowych, a więc gdy pierwsze szczepienie odnotowano w dokumentacji papierowej. W ten sposób zachowana będzie ciągłość dokumentowania udzielanych świadczeń.

Uzupełnienie e-Karty Szczepienia powoduje, że fakt zaszczepienia pacjenta będzie automatycznie odnotowany w Internetowym Koncie Pacjenta osoby zaszczepionej. Należy jednak pamiętać, że ta okoliczność nie znosi obowiązku prowadzenia zewnętrznej dokumentacji medycznej pacjenta. Nawet w przypadku e-Karty konieczne zatem jest odnotowanie faktu szczepienia w papierowej Książeczce Szczepień, która jest częścią Książeczki Zdrowia Dziecka.

Korzystanie z e-Karty Szczepień nie ma natomiast wpływu na finansowanie szczepień i wystawianie raportów rozliczenia za usługę przez NFZ.

W aplikacji Gabinet.gov należy umieścić informację o wyniku badania kwalifikacyjnego pacjenta do szczepienia. Pacjent może otrzymać status zakwalifikowany lub status niezakwalifikowany.

Status zakwalifikowany można uzyskać przez ścieżkę papierową lub elektroniczną. Natomiast status niezakwalifikowany oznacza odroczenie szczepienia albo odroczenie długoterminowe i skierowanie pacjenta na konsultację do poradni specjalistycznej.

W sytuacji gdy pacjenta nie zakwalifikowano do szczepienia, w formularzu należy podać datę odroczenia w polu „odroczono do dnia” oraz trzeba wskazać powód z listy w formularzu bądź należy wskazać, że pacjenta odroczono długoterminowo i skierowano go na konsultację do poradni specjalistycznej. Wówczas również trzeba podać powód odroczenia.

W przypadku zakwalifikowania pacjenta do szczepienia lub krótkotrwałego odroczenia wprowadzenie w e-Karcie Szczepienia danych o przeprowadzeniu badania kwalifikacyjnego wypełnia obowiązek wystawienia zaświadczenia o przeprowadzonym badaniu kwalifikacyjnym.

W aplikacji Gabinet.gov należy także odnotować informacje o podaniu szczepionki.

W celu rejestracji szczepienia, innego niż szczepienie przeciwko COVID-19, należy wejść w zakładkę „Szczepienia”. Obecnie w zakładce tej istnieje możliwość wyboru każdej procedury szczepiennej, a przeszukiwania można dokonać, posługując się kodem lub fragmentem nazwy procedury. Rejestracja szczepień przeciwko COVID-19 następuje przez osobną sekcję, zatytułowaną „Szczepienia COVID”.

W aplikacji konieczne jest odnotowanie informacji o przeprowadzonym badaniu kwalifikacyjnym. W tym celu należy więc wejść w podzakładkę „Badanie kwalifikacyjne” lub trzeba ten fakt odnotować bezpośrednio w e-Karcie Szczepienia, jeśli kwalifikacja jest w wersji papierowej lub badanie kwalifikacyjne i szczepienie są przeprowadzane przez tego samego pracownika medycznego.

Posługując się podzakładką „Badanie kwalifikacyjne”, należy podać datę i godzinę badania, a następnie należy dokonać wyboru procedury z katalogu ICD-9, ujęte są tutaj tylko procedury szczepienne, której dotyczy badanie kwalifikacyjne.

Następnie należy wprowadzić pozostałe informacje, a więc decyzję o kwalifikacji pacjenta, a jeśli pacjenta nie zakwalifikowano, należy podać pozostałe szczegółowe wskazane informacje.

W e-Karcie Szczepień, czyli w podzakładce „Stwórz nowe szczepienie”, osoba wprowadzająca wpis wybiera z katalogu ICD-9 procedurę – rodzaj szczepienia, dla którego e-Karta jest tworzona i wówczas wczytuje się odpowiedni formularz do uzupełnienia.

W e-Karcie należy podać dane o badaniu kwalifikacyjnym. Jeśli zarejestrowano badanie kwalifikacyjne w formie elektronicznej w Gabinet.gov, informacje będą doczytane do e-Karty Szczepień. Następnie należy podać pozostałe dane, takie jak: rola pracownika medycznego (tytuł zawodowy), nazwisko pracownika i numer prawa wykonywania zawodu.

W danych o szczepieniu trzeba podać: nazwę szczepionki, numer serii, datę i godzinę wykonania szczepienia, miejsce podania szczepienia, sposób podania szczepienia, numer podawanej dawki, liczbę dawek, ilość podanej szczepionki, jednostkę, finansowanie szczepienia oraz informacje dodatkowe.

Wprowadzając dane o preparacie, którym wykonano szczepienie, osoba uzupełniająca e-Kartę może wyszukiwać po fragmencie nazwy spośród produktów zarejestrowanych w Rejestrze Produktów Leczniczych.

W e-Karcie Szczepień każde szczepienie wymaga zaznaczenia zaraportowania i wskazania znacznika finansowania. Finansowanie może być prywatne, publiczne lub inne. Co istotne, szczepienia przeciw COVID-19 oraz przeciw grypie mają odrębne znaczniki sposobu finansowania.