Jak usuwać dane osobowe na żądanie – lista kontrolna

Żądanie usunięcia danych osobowych nie zawsze oznacza, że placówka powinna je skasować. Przed podjęciem decyzji trzeba sprawdzić podstawę żądania, obowiązki związane z dalszym przechowywaniem danych oraz zakres informacji, które rzeczywiście mogą zostać usunięte. Lista kontrolna pomaga przeprowadzić ten proces krok po kroku i właściwie go udokumentować.

Jak prawidłowo rozpatrzyć żądanie usunięcia danych
Lista obejmuje wszystkie etapy postępowania – od odnotowania wpływu żądania i potwierdzenia tożsamości osoby, przez ocenę przesłanek z RODO, aż po usunięcie danych albo przekazanie informacji o odmowie. Pozwala również sprawdzić terminy odpowiedzi oraz obowiązki wobec odbiorców danych i podmiotów przetwarzających.

Szczególnej uwagi wymagają dane zawarte w dokumentacji medycznej. Placówka nie może ich usunąć przed upływem okresów przechowywania określonych w przepisach, nawet jeżeli pacjent wystąpi z takim żądaniem. W takiej sytuacji należy wyjaśnić podstawę dalszego przetwarzania danych i udokumentować sposób rozpatrzenia sprawy.

Lista kontrolna uwzględnia także dane zapisane w systemach informatycznych, kopiach zapasowych i logach. Pomaga ustalić, gdzie dane są przetwarzane, komu zostały przekazane i jakie działania należy wykonać po podjęciu decyzji. Praktyczne zasady niszczenia dokumentów papierowych i usuwania danych z nośników elektronicznych omawiamy w artykule Jak bezpiecznie usuwać dokumenty z danymi osobowymi.