Pracodawca zatrudniający co najmniej 10 pracowników będzie musiał określić reguły, procedury i częstotliwość działań dotyczących ochrony godności i innych dóbr osobistych, równego traktowania, przeciwdziałania dyskryminacji oraz mobbingowi. Jeżeli nie zostały one ustalone w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy, trzeba będzie przyjąć odrębny regulamin. 

Na dostosowanie regulaminu pracy albo wydanie odpowiedniego regulaminu ustawa przewiduje sześć miesięcy od wejścia w życie. Okres przejściowy dotyczy dokumentów — nie odracza obowiązku reagowania na niepokojące zachowania.

Z punktu widzenia dokumentowania działań warto ustalić, kto przyjmuje zgłoszenie, gdzie je zapisuje i komu przekazuje do wyjaśnienia. Dotyczy to także informacji przekazanych ustnie. Notatka powinna pozwolić odtworzyć opis zdarzeń, datę zgłoszenia i podjęte czynności.

W dokumentacji sprawy warto zachować ustalenia z rozmów, wskazanie przeanalizowanych materiałów, wynik wyjaśnień oraz decyzję o dalszym postępowaniu. Przy działaniach naprawczych należy wskazać osobę odpowiedzialną i termin wykonania, a następnie odnotować sprawdzenie ich skuteczności. To praktyczny sposób uporządkowania postępowania – ustawa nie wprowadza jednego obowiązkowego formularza zgłoszenia ani wzoru protokołu.

Nowa definicja wiąże mobbing z uporczywym nękaniem, czyli zachowaniami powtarzalnymi, nawracającymi lub stałymi. Dlatego w opisie sprawy znaczenie mają konkretne zdarzenia, ich częstotliwość i okres występowania. Samo zapisanie, że pracownik „zgłosił mobbing”, nie zastępuje udokumentowania okoliczności.

Zachowanie incydentalne nie będzie mobbingiem, ale może naruszać godność lub inne dobra osobiste pracownika. Brak potwierdzenia mobbingu nie powinien więc automatycznie kończyć analizy zgłoszonego problemu. 

Chcesz wiedzieć więcej na temat zmian? Sprawdź opracowanie serwisZOZ: Nowa definicja mobbingu i obowiązki placówki medycznej