Drugi etap wdrożenia centralnej e-rejestracji dotyczy świadczeń z zakresu leczenia chorób naczyń, chorób zakaźnych, endokrynologii, hepatologii, immunologii, nefrologii, neonatologii oraz leczenia gruźlicy i chorób płuc. To jednak dopiero początek okresu dostosowawczego. Świadczeniodawca najpierw włącza się do systemu, przekazuje harmonogramy i przygotowuje obsługę zgłoszeń centralnych. Dopiero później uruchamiają się konsekwencje finansowe związane z niewykonaniem tych obowiązków.

Sprawdź też: Dokumentacja medyczna i organizacyjna związana z CeR

Dla świadczeniodawców realizujących jedno z ośmiu nowych świadczeń najważniejsze są obecnie cztery terminy:

Oznacza to, że okres od sierpnia do końca grudnia powinien być potraktowany jako czas faktycznego wdrożenia: konfiguracji poszczególnych MUŚ, przekazania danych, sprawdzenia działania systemu gabinetowego i synchronizacji harmonogramów oraz przygotowania personelu rejestracji.

Inaczej wygląda sytuacja placówek realizujących świadczenia objęte pierwszym etapem – kardiologię oraz etap podstawowy programu profilaktyki raka piersi i programu profilaktyki raka szyjki macicy.

Od 1 lipca 2026 r. każda wizyta objęta tym obowiązkiem powinna znaleźć się w centralnej e-rejestracji przed udzieleniem świadczenia, a najpóźniej w dniu jego realizacji, przed godziną wizyty. Ministerstwo Zdrowia wskazuje dwa wyjątki: świadczenia nagłe oraz sytuacje, w których wystąpiły problemy techniczne po stronie centralnej e-rejestracji. Od tego samego dnia NFZ płaci za świadczenia przekazane do CeR zgodnie z zasadami systemu.

To istotna zmiana także z punktu widzenia dokumentacji rozliczeniowej. CeR nie jest już wyłącznie systemem służącym do udostępniania terminów. Dane o wizycie są wykorzystywane przy weryfikowaniu należności z NFZ.

Obowiązki są przy tym oceniane odrębnie dla każdego miejsca udzielania świadczeń – MUŚ. Sam fakt, że podmiot jest zintegrowany z CeR, nie oznacza jeszcze, że prawidłowo obsługuje wszystkie miejsca, w których realizuje świadczenia objęte systemem.

Kolejna ważna zmiana zaczęła obowiązywać 1 lipca 2026 r. Świadczeniodawcy posiadający umowę z NFZ w zakresie kardiologii nie prowadzą już dla tego zakresu harmonogramu przyjęć, listy oczekujących ani pierwszego wolnego terminu w AP-KOLCE. Harmonogram jest prowadzony w centralnej e-rejestracji. NFZ zapowiedział, że analogiczna zasada będzie stosowana do kolejnych świadczeń w miarę obejmowania ich CeR.

Nie oznacza to jednak zniknięcia sprawozdawczości rozliczeniowej. NFZ wskazuje, że w komunikacie SWIAD należy przekazywać identyfikator wizyty zarejestrowanej w centralnej e-rejestracji. W praktyce oznacza to, że powiązanie wizyty widocznej w CeR z późniejszym rozliczeniem świadczenia musi działać poprawnie również po stronie systemu placówki.

To jeden z powodów, dla których weryfikacja poprawności CeR nie powinna kończyć się na sprawdzeniu, czy pacjent widzi termin. Trzeba sprawdzić cały obieg danych – od harmonogramu do sprawozdania wysyłanego do Funduszu.

Od 1 lipca zmienił się również sposób informowania o czasie oczekiwania na świadczenia. Zniknął obowiązek codziennego raportowania pierwszego wolnego terminu w harmonogramach podlegających sprawozdawczości do NFZ. W jego miejsce pojawił się prognozowany czas oczekiwania na udzielenie świadczenia – PCUŚ. W przypadku harmonogramów zintegrowanych z CeR parametr jest obliczany i aktualizowany przez system raz dziennie.

To zmiana, która może wyglądać na czysto techniczną, ale ma istotne znaczenie dla jakości danych przekazywanych przez placówkę. PCUŚ jest wyliczany na podstawie informacji znajdujących się w systemie, w tym dostępnych terminów, osób umieszczonych w centralnym wykazie oczekujących, kategorii medycznych, uprawnień do korzystania ze świadczeń poza kolejnością czy wymaganych skierowań.

Jeżeli prognozowany czas oczekiwania nie przekracza 40 dni, jest prezentowany w dniach wraz z liczbą dostępnych terminów. Przy okresie od 40 dni do 12 miesięcy podawany jest w miesiącach, natomiast dla okresu dłuższego niż 12 miesięcy system prezentuje informację „Termin powyżej 12 miesięcy”. 

To oznacza, że aktualność harmonogramu wpływa już nie tylko na organizację rejestracji i rozliczenie z NFZ, ale także na wyliczany przez system obraz dostępności świadczeń.

Wsród zmian jest też termin uruchomienia kolejnej funkcjonalności CeR. Rozporządzeniem Ministra Zdrowia przesunął się z 30 czerwca na 30 września okres przejściowy dotyczący przekazywania określonych informacji pacjentom, którzy jako jedyny kanał kontaktu wskazali telefon stacjonarny. Jednocześnie przepisy dotyczące obsługi takich osób przez asystenta głosowego zaczną obowiązywać 1 października 2026 r.

Centrum e-Zdrowia zapowiada, że voicebot wykorzystujący algorytmy AI ma początkowo pomagać osobom korzystającym z telefonów stacjonarnych m.in. w potwierdzaniu, odwoływaniu oraz zmianie terminów wizyt i badań.

Do końca września nadal trzeba uwzględniać przejściowy sposób komunikowania się z osobami, dla których jedynym kanałem jest telefon stacjonarny. Zobacz też: IKP i asystent głosowy w centralnej e-rejestracji

Ministerstwo Zdrowia zapowiedziało istotne przyspieszenie wdrożenia CeR. Zamiast rozciągać proces do 2029 r., resort chce objąć centralną e-rejestracją wszystkie planowane zakresy AOS do końca 2027 r. 

Ważne jednak, że nowy harmonogram to wciąż projekt. Do czasu ogłoszenia rozporządzenia w Dzienniku Ustaw poszczególne daty i zakresy mogą jeszcze ulec zmianie.

Co ważne, daty wpisane w projekcie oznaczają moment objęcia danego zakresu centralną e-rejestracją i rozpoczęcia okresu integracji. Nie oznaczają natomiast dnia, od którego placówka traci płatność za każdą wizytę niewprowadzoną do systemu. Po objęciu danego zakresu CeR świadczeniodawca ma pięć miesięcy na udostępnienie harmonogramów przyjęć wraz z dostępnymi terminami oraz sześć miesięcy na umożliwienie pacjentom dokonywania zgłoszeń centralnych, czyli na pełną integrację.

Placówki już objęte pełnym obowiązkiem CeR powinny przede wszystkim sprawdzić nie sam fakt technicznego połączenia z systemem, lecz zgodność całego procesu: czy wszystkie właściwe MUŚ są aktywne, czy każda wizyta jest przekazywana przed jej realizacją, czy identyfikator wizyty trafia do sprawozdawczości NFZ oraz czy harmonogram CeR odpowiada danym w systemie gabinetowym.

Świadczeniodawcy z ośmiu zakresów, które weszły do drugiego etapu 1 sierpnia, powinni już rozpocząć integrację. Do końca roku trzeba będzie przekazać pełne harmonogramy. Oznacza to konieczność ustalenia z dostawcą oprogramowania terminu wdrożenia, zmapowania wszystkich MUŚ objętych umową z NFZ oraz przeprowadzenia testów przed uruchomieniem sankcji finansowych.