Wszelkie procesy informatyzacji placówek ochrony zdrowia skupiają się przede wszystkim na dokumentacji medycznej bieżącej, która powinna być już tworzona w postaci elektronicznej. Nie zawsze jednak rozwiązania techniczne pozwalają na to, aby całkowicie zrezygnować z dokumentów papierowych. Problem ten dotyczy między innymi deklaracji wyboru lekarza, pielęgniarki i położnej POZ, które wymagają opatrzenia ich podpisem pacjenta.

Opisany problem dotyczy w zasadzie wszystkich świadczeniodawców POZ, którzy rozliczają się z NFZ na podstawie deklaracji wyboru. Zwykle są one przyjmowane i przechowywane w postaci papierowej. W ostatnim czasie zyskują co prawda na popularności rozwiązania techniczne, które pozwalają na przyjmowanie od pacjentów oświadczeń od razu w postaci elektronicznej (np. odbieranie podpisu na oświadczeniach w tablecie ze specjalnym rysikiem, składanie wybranych oświadczeń za pośrednictwem Internetowego Konta Pacjenta, IKP), niemniej jednak przyjmowanie deklaracji wyboru to proces, który trwa latami. Wiele z nich złożono w okresie, kiedy królowały dokumenty papierowe, a placówka ma obowiązek przechowywania ich przynajmniej tak długo, jak długo NFZ może kontrolować rozliczone okresy umowne.

Świadczeniodawcy, którzy chcieli zdigitalizować swoje archiwa i umieścić całość dokumentacji medycznej pacjentów bądź dokumentacji rozliczeniowej i sprawozdawczej do NFZ w bazach cyfrowych, napotykali uzasadnione wątpliwości dotyczące tego, czy w przypadku wykonania cyfrowego odwzorowania dopuszczalne jest zniszczenie oryginałów dokumentów, czy zapis cyfrowy będzie miał moc dowodową oryginału i czy takie działanie nie spowoduje dla nich negatywnych konsekwencji w przyszłości? Przede wszystkim, czy w razie zniszczenia oryginałów deklaracji wyboru Narodowy Fundusz Zdrowia nie odmówi wypłaty lub czy nie będzie domagał się zwrotu zapłaty wynagrodzenia?

Problem ten dostrzegł także ustawodawca i w art. 13b ustawy o systemie informacji w ochronie zdrowia uregulował szczegółowo procedurę digitalizacji dokumentacji medycznej i rozliczeniowej.

Proces digitalizacji polega na zmianie postaci dokumentacji medycznej prowadzonej i przechowywanej w postaci papierowej na postać elektroniczną przez wykonanie jej odwzorowania cyfrowego (np. wykonanie skanu lub fotografii cyfrowej), po czym następnie plik zawierający to odwzorowanie musi być opatrzony podpisem osoby upoważnionej, złożonym przy użyciu:

• kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• podpisu zaufanego lub
• podpisu osobistego.

Dokument elektroniczny powstały w wyniku tak przeprowadzonej digitalizacji jest równoważny papierowemu oryginałowi tego dokumentu. Od tej pory, z zachowaniem zasady ciągłości, dalszemu przetwarzaniu i przechowywaniu podlega dokument cyfrowy, do upływu okresu wskazanego w ustawie o prawach pacjenta.

Żeby w pełni skorzystać ze wszystkich zalet digitalizacji, placówki medyczne powinny mieć możliwość zniszczenia i wyzbycia się dokumentacji papierowej. Przyjęcie takiego rozwiązania umożliwiłoby podmiotom zmniejszenie liczby dokumentów papierowych oraz usprawniło obieg dokumentacji – zdigitalizowany dokument można będzie udostępnić czy to pacjentowi czy płatnikowi bez potrzeby fizycznego kontaktu z placówką.

Przeznaczenie dokumentacji do zniszczenia musi być poprzedzone odpowiednią procedurą informacyjną i umożliwieniem pacjentowi odebrania oryginałów. Podmiot leczniczy ma obowiązek poinformować pacjenta o:

• digitalizacji dokumentacji oraz
• o możliwości odbioru dokumentacji w postaci papierowej we wskazanym terminie.

Zawiadomienie może być skierowane do pacjenta w każdy sposób, który gwarantuje skuteczną komunikację. Informacja może być skierowana przede wszystkim listem poleconym na adres pacjenta, przekazana ustnie przy okazji wizyty w placówce, za pisemnym poświadczeniem jej przyjęcia, a także w drodze e-mailowej, jeżeli pacjent wskazał do dokumentacji medycznej adres poczty elektronicznej.

Przeznaczoną do zniszczenia dokumentację medyczną może we wskazanym okresie odebrać pacjent, jego przedstawiciel ustawowy lub osoba upoważniona przez pacjenta. Natomiast w przypadku śmierci pacjenta po jego dokumentację może się zgłosić także osoba bliska, na zasadach określonych w ustawie o prawach pacjenta.

Zniszczenie dokumentacji medycznej jest możliwe dopiero po bezskutecznym upływie terminu wyznaczonego na jej odebranie. Należy to uczynić w taki sposób, aby niemożliwe było odczytanie danych osobowych i identyfikacja pacjenta.

Opisana powyżej procedura odnosi się do:

a) dokumentacji medycznej;

b) deklaracji wyboru lekarza, pielęgniarki i położnej POZ oraz

c) wszelkich innych dokumentów niezbędnych do rozliczenia umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej.

Możliwość digitalizacji została natomiast wyłączona w stosunku do dokumentacji medycznej będącej materiałem archiwalnym w rozumieniu art. 1 ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Dla przypomnienia, świadczeniodawcy POZ mogą przyjmować deklaracje wyboru lekarza, pielęgniarki i położnej POZ przez:

• złożenie w placówce POZ „deklaracji papierowej” potwierdzonej podczas składania podpisem osoby przyjmującej deklarację wyboru.
• złożenie „deklaracji elektronicznej” (e-deklaracja) za pomocą systemu, o którym mowa w art. 10 ustawy z 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia.

Niedopuszczalne jest przyjmowanie deklaracji wyboru podczas rozmowy telefonicznej, poprzedzone wyłącznie oświadczeniem złożonym przez pacjenta.

Ze względu na trwającą sytuację epidemiczną możliwe jest przesłanie przez pacjenta skanu poprawnie wypełnionej i podpisanej deklaracji wyboru, drogą elektroniczną.

Do czynności związanych ze składaniem deklaracji wyboru nie ma zastosowania § 8 rozporządzenia ministra zdrowia z 20 marca 2020 r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczpospolitej Polskiej stanu epidemii.