Procedura usuwania danych osobowych

Usunięcie danych osobowych wymaga wcześniejszego sprawdzenia celu przetwarzania, podstawy prawnej i właściwego okresu przechowywania. Pobierz procedurę, która porządkuje postępowanie placówki zarówno przy planowym usuwaniu danych, jak i po otrzymaniu żądania na podstawie art. 17 RODO.

Co obejmuje procedura usuwania danych osobowych

Procedura określa zadania administratora, inspektora ochrony danych, właściciela zbioru, działu IT oraz osób odpowiedzialnych za archiwum. Prowadzi przez kolejne etapy: od ustalenia, czy dane można usunąć, przez wybór bezpiecznej metody, aż po udokumentowanie wykonanych czynności. Dokument uwzględnia specyfikę podmiotu leczniczego. Wyjaśnia, dlaczego żądanie pacjenta nie pozwala usunąć dokumentacji medycznej przed upływem ustawowego okresu jej przechowywania oraz kiedy dalsze przetwarzanie danych jest konieczne ze względu na obowiązek prawny, ochronę zdrowia albo potrzebę dochodzenia lub obrony roszczeń.

Jak postępować z danymi w systemach i kopiach zapasowych

Procedura opisuje zasady usuwania dokumentów papierowych, danych zapisanych w systemach informatycznych i na nośnikach elektronicznych. Obejmuje również postępowanie z kopiami zapasowymi oraz obowiązki wobec odbiorców danych i podmiotów przetwarzających, np. dostawcy systemu medycznego lub zewnętrznego archiwum. Do dokumentu dołączono także zakres informacji, które warto zamieścić w rejestrze usunięć albo protokole. Dzięki temu placówka może wykazać, kto podjął decyzję, jakie dane objęto czynnością, jaką metodę zastosowano i czy sprawdzono skuteczność usunięcia.

Szczegółowe omówienie zasad, terminów i bezpiecznych metod niszczenia znajdziesz w artykule: Jak bezpiecznie usuwać dokumenty z danymi osobowymi.